Zatrudnianie pracowników z zagranicy staje się w Polsce coraz powszechniejsze. Zanim jednak podpiszesz umowę z osobą przyjeżdżającą z innego kraju, musisz wiedzieć, jak prawidłowo rozliczać jej podatki. Kluczowym pojęciem, które decyduje o obowiązkach podatkowych pracownika i pracodawcy, jest rezydencja podatkowa. To od niej zależy, w którym państwie dana osoba płaci podatki i na jakich zasadach.
W tym artykule wyjaśniamy, co to jest rezydencja podatkowa, kogo dotyczy, jakie dokumenty są potrzebne oraz jakie ryzyko ponosi pracodawca, jeśli nie zweryfikuje statusu swojego pracownika.
Rezydencja podatkowa to status, który określa, w którym kraju dana osoba podlega obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów. Oznacza to, że jeśli ktoś zostanie uznany za rezydenta podatkowego Polski, powinien rozliczać w Polsce wszystkie swoje przychody – także te uzyskane za granicą.
Kryteria ustalania rezydencji podatkowej są opisane w ustawach podatkowych oraz w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. Najczęściej pod uwagę brane są takie elementy jak miejsce zamieszkania, centrum interesów życiowych, długość pobytu w danym kraju czy posiadanie stałego mieszkania.
W polskim prawie podatkowym przyjmuje się, że rezydentem podatkowym w Polsce jest osoba, która:
posiada na terytorium Polski ośrodek interesów życiowych (np. rodzina, mieszkanie, praca), lub
przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Oznacza to, że nawet cudzoziemiec, który nie ma polskiego obywatelstwa, ale mieszka i pracuje w Polsce przez ponad pół roku, może zostać uznany za rezydenta podatkowego.
Dla pracodawcy status rezydencji podatkowej pracownika ma kluczowe znaczenie. Od niego zależy, czy pracodawca powinien pobierać zaliczki na podatek w Polsce, czy też zastosować zwolnienie na podstawie certyfikatu rezydencji z innego kraju.
Błędne zakwalifikowanie pracownika może prowadzić do poważnych problemów podatkowych, w tym do odpowiedzialności za zaległości podatkowe.
Podstawowym dowodem jest zaświadczenie o rezydencji podatkowej, nazywane też certyfikatem rezydencji. Wydaje je właściwy organ podatkowy w kraju, którego rezydentem jest dana osoba. Dokument potwierdza, że pracownik podlega opodatkowaniu w danym państwie.
Bez tego zaświadczenia polski pracodawca nie ma prawa zastosować zwolnienia podatkowego wynikającego z umów międzynarodowych.
Oprócz oficjalnego certyfikatu pracodawcy często wymagają również pisemnego oświadczenia od pracownika. Oświadczenie o rezydencji podatkowej pozwala ustalić, gdzie dana osoba ma centrum interesów życiowych i jak długo przebywa w Polsce.
Kto musi złożyć oświadczenie o rezydencji podatkowej? Przede wszystkim pracownicy zagraniczni, którzy rozpoczynają pracę w Polsce. Dla pracodawcy jest to dodatkowy dowód w przypadku kontroli skarbowej.
Wielu przedsiębiorców błędnie utożsamia rezydencję podatkową z zameldowaniem. Tymczasem zameldowanie w Polsce nie przesądza o rezydencji. Kluczowe znaczenie mają faktyczne okoliczności – miejsce pobytu, długość przebywania w kraju oraz centrum interesów życiowych.
Może się zdarzyć, że osoba zameldowana w Polsce nie będzie polskim rezydentem podatkowym, jeśli na co dzień mieszka i pracuje w innym państwie.
Zmiana rezydencji podatkowej nie następuje automatycznie. Aby zmienić status, trzeba spełnić warunki określone w przepisach danego kraju. Najczęściej oznacza to przeprowadzkę, posiadanie miejsca zamieszkania w innym państwie oraz udokumentowanie przeniesienia ośrodka interesów życiowych.
W praktyce zmiana rezydencji podatkowej wymaga złożenia odpowiednich wniosków i uzyskania nowego certyfikatu rezydencji w kraju docelowym.
Rezydencja podatkowa dotyczy każdej osoby fizycznej uzyskującej dochody – niezależnie od obywatelstwa. Dotyczy więc zarówno Polaków pracujących za granicą, jak i cudzoziemców zatrudnionych w Polsce.
Dla pracodawcy oznacza to obowiązek każdorazowego sprawdzenia statusu rezydencji podatkowej nowego pracownika.
Osoba traci rezydencję podatkową w Polsce, jeśli spełnia warunki rezydencji innego kraju i przestaje posiadać ośrodek interesów życiowych na terytorium Polski. Przykładem może być długotrwała emigracja wraz z rodziną i stałe zamieszkanie za granicą.
Należy jednak pamiętać, że sam wyjazd z Polski nie zawsze oznacza automatyczną utratę statusu. Kluczowe są okoliczności faktyczne oraz dokumenty potwierdzające zmianę miejsca zamieszkania.
Tak, w pewnych przypadkach można być uznanym za rezydenta podatkowego dwóch państw. Taka sytuacja nazywana jest podwójną rezydencją. Wówczas rozstrzygają zapisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Umowy te przewidują specjalne reguły, które określają, gdzie dana osoba powinna płacić podatki – np. kryterium stałego miejsca zamieszkania, centrum interesów życiowych czy długości pobytu w danym kraju.
Brak certyfikatu rezydencji podatkowej oznacza poważne ryzyko dla pracodawcy. Jeśli pracodawca nie posiada tego dokumentu, musi potrącić podatek zgodnie z polskimi przepisami, nawet jeśli pracownik faktycznie powinien płacić podatek w innym kraju.
W praktyce może to prowadzić do podwójnego opodatkowania dochodu oraz do sporów z organami skarbowymi. Dlatego tak istotne jest, aby pracodawca zawsze wymagał od cudzoziemca przedstawienia aktualnego certyfikatu.
Rezydencja podatkowa pracownika z zagranicy to zagadnienie, którego nie może lekceważyć żaden pracodawca. To od statusu rezydencji podatkowej zależy, gdzie pracownik płaci podatki i jakie obowiązki ma firma zatrudniająca.
Najważniejsze kwestie, o których należy pamiętać, to:
rezydencja podatkowa nie zależy od zameldowania, lecz od faktycznych okoliczności,
podstawowym dokumentem jest zaświadczenie o rezydencji podatkowej,
brak certyfikatu rezydencji naraża pracodawcę na poważne konsekwencje podatkowe,
status rezydencji podatkowej można zmienić, ale wymaga to spełnienia określonych warunków,
możliwa jest podwójna rezydencja, wówczas stosuje się przepisy umów międzynarodowych.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność starannego weryfikowania dokumentów i składania odpowiednich oświadczeń, aby uniknąć ryzyka podatkowego.
