Od 1 stycznia 2020 roku zasady wystawiania faktur do paragonów uległy znacznemu zaostrzeniu. Przedsiębiorcy muszą szczególnie uważać na to, czy na paragonie widnieje numer NIP nabywcy, jeśli ten zamierza później otrzymać fakturę. Brak nipu na paragonie jak skorygować oraz kiedy jest to w ogóle możliwe, to od lat jedno z najczęściej zadawanych pytań przez księgowych i właścicieli firm.
Poniżej przedstawiam kompleksowe omówienie konsekwencji wystawienia faktury do paragonu bez NIP, wyjaśnienie wyjątków oraz praktyczne wskazówki dotyczące korekt.
Zmiana przepisów miała na celu ograniczenie nadużyć podatkowych, szczególnie w zakresie odliczania VAT. Dlatego jeśli przedsiębiorca żąda faktury i chce ją wykorzystać w działalności gospodarczej, to paragon, na podstawie którego ma zostać wystawiona faktura, musi zawierać jego numer NIP.
Jeżeli sprzedawca wystawi fakturę do paragonu, na którym numeru NIP nie ma, organy podatkowe mogą uznać to za nieprawidłowość skutkującą sankcjami zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy. Z punktu widzenia VAT paragon bez NIP dla firmy jest traktowany jako dokument sprzedaży dla konsumenta, a nie dla przedsiębiorcy.
Konsekwencje są bardzo dotkliwe. Ustawa o VAT przewiduje sankcję w wysokości 100 procent kwoty podatku wykazanego na takiej fakturze. Co ważne, sankcja może zostać nałożona zarówno na sprzedawcę, który wystawił fakturę do paragonu bez NIP, jak i na nabywcę, który taką fakturę przyjął i – na przykład – odliczył z niej VAT.
Najczęstsze ryzyka dla sprzedawcy:
100 procent dodatkowego zobowiązania podatkowego,
zarzut nierzetelnego prowadzenia ewidencji,
ryzyko kontroli skarbowej i kar administracyjnych.
Konsekwencje dla nabywcy (firma lub osoba fizyczna prowadząca działalność):
brak prawa do odliczenia VAT,
obowiązek dokonania korekt w ewidencjach,
potencjalna kara 100 procent VAT wykazanego na fakturze.
W przypadku, gdy sprzedawca mimo wszystko wystawi fakturę do paragonu bez NIP, odpowiedzialność solidarna obu stron może oznaczać podwójne problemy podatkowe.
Wielu przedsiębiorców sądzi, że to sprzedawca ponosi całą odpowiedzialność, ale przepisy są jednoznaczne. Nabywca, który przyjmuje fakturę wystawioną do paragonu bez numeru NIP i wykorzystuje ją w swojej działalności, również naraża się na sankcje.
Najczęściej występujące konsekwencje:
zakwestionowanie kosztu podatkowego,
zakwestionowanie prawa do odliczenia VAT,
obowiązek zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami,
możliwość nałożenia sankcji przez urząd skarbowy.
Jeżeli więc przedsiębiorca zwróci się o wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla firmy i otrzyma taki dokument, powinien natychmiast skorygować sytuację, zanim dojdzie do kontroli.
Dla firm obowiązuje prosta zasada: jeśli przedsiębiorca chce otrzymać fakturę i wykorzystać ją w działalności, musi podać sprzedawcy swój numer NIP przed wystawieniem paragonu. Nie ma możliwości późniejszej zmiany paragonu ani dopisania numeru NIP do dokumentu już wydrukowanego przez kasę fiskalną.
Dlatego wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla firmy jest naruszeniem przepisów, które może skutkować sankcjami. Nie ma tu znaczenia, czy paragon opiewa na dużą, czy niewielką kwotę – przepisy są takie same dla wszystkich transakcji z udziałem przedsiębiorców.
Inaczej wygląda sytuacja konsumentów. Jeśli osoba fizyczna nieprowadząca działalności chce otrzymać fakturę, NIP nie jest konieczny. W takim przypadku faktura do paragonu dla osoby fizycznej może zostać wystawiona bez żadnych problemów, a paragon nie musi zawierać numeru NIP.
W praktyce oznacza to, że:
faktura do paragonu bez NIP dla osoby fizycznej jest dopuszczalna,
sprzedawca nie ponosi sankcji,
dokument nie jest wykorzystywany w działalności gospodarczej, więc nie ma wpływu na odliczenia podatkowe.
Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy osoba fizyczna okaże się przedsiębiorcą i będzie chciała użyć faktury w działalności. Wówczas urząd skarbowy może zakwestionować takie działanie.
To jedno z najtrudniejszych pytań dla księgowych. Co do zasady, jeśli sprzedawca popełnił błąd i wystawił fakturę do paragonu bez NIP, nie można po fakcie dodać numeru NIP nabywcy. Paragon jest dokumentem fiskalnym, którego treści nie można zmieniać po jego wydrukowaniu. Oznacza to, że sprzedawca nie może:
dopisać NIP na oryginale,
zrobić korekty paragonu,
wydać nowego paragonu z NIP.
Ale istnieje jedna ścieżka postępowania.
Jeżeli sprzedawca wystawił nieprawidłową fakturę, może sporządzić fakturę korygującą i anulować fakturę błędną. W praktyce wygląda to tak:
powstaje korekta faktury do zera (anulowanie dokumentu),
sprzedawca ewidencjonuje transakcję jako sprzedaż dla konsumenta,
brak możliwości wystawienia nowej faktury z NIP, jeśli pierwotny paragon był bez NIP.
Tak rozumiany brak NIPu na paragonie jak skorygować jest w rzeczywistości bardzo ograniczony: korekta odnosi się tylko do anulowania nieprawidłowej faktury, a nie do jej poprawy poprzez dodanie NIP.
Wyjątki są nieliczne i dotyczą sytuacji, w których paragon nie jest drukowany jako paragon fiskalny, a jako niefiskalne potwierdzenie płatności, np. w systemach samoobsługowych lub przed fiskalizacją. Takie przypadki są jednak marginalne i rzadko stosowane.
Dla zdecydowanej większości przedsiębiorców obowiązuje twarda zasada: faktura do paragonu bez NIP dla firmy jest niedopuszczalna.
Najbezpieczniejsze rozwiązanie dla sprzedawcy to odmowa wystawienia faktury oraz wyjaśnienie klientowi obowiązujących przepisów. Jeżeli klient jest przedsiębiorcą, musi zaakceptować, że:
nie otrzyma faktury do paragonu bez NIP,
paragon pozostaje dowodem zakupu jako konsument,
nie może ująć wydatku w kosztach firmy,
nie ma prawa do odliczenia VAT.
Każda inna próba „obejścia systemu” może prowadzić do sankcji.
Aby uniknąć ryzyka podatkowego, warto wdrożyć kilka zasad:
przed fiskalizacją zapytaj klienta, czy zakup dotyczy firmy,
jeśli tak, poproś o numer NIP przed wystawieniem paragonu,
szkol pracowników, zwłaszcza w sklepach detalicznych i gastronomii,
stosuj systemowe blokady wystawiania faktur do paragonów bez NIP,
przechowuj dokumenty w sposób umożliwiający szybkie odtworzenie przebiegu transakcji.
Te drobne procedury pozwalają zminimalizować błędy, które później bywają kosztowne.
Wystawienie faktury do paragonu bez NIP może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy. Najważniejsze zasady to:
przedsiębiorca musi mieć numer NIP na paragonie, aby móc otrzymać fakturę,
osoba fizyczna nieprowadząca działalności może otrzymać fakturę bez NIP,
wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla firmy jest niedopuszczalne,
korekta nie może polegać na dopisaniu NIP; możliwe jest wyłącznie anulowanie faktury,
sankcja za naruszenie wynosi 100 procent VAT z faktury.
Dbałość o zgodność z przepisami chroni przedsiębiorców przed karami, kontrolami i stratami finansowymi. Jeśli więc pojawia się problem typu brak nipu na paragonie jak skorygować, w większości przypadków odpowiedź brzmi: można jedynie anulować błędną fakturę, ale nie ma możliwości jej poprawienia poprzez dopisanie numeru NIP.
