Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur od miesięcy budzi emocje wśród przedsiębiorców, księgowych oraz doradców podatkowych. Z jednej strony zapowiadane zmiany mają usprawnić proces obiegu dokumentów i ograniczyć liczbę błędów. Z drugiej strony wielu obawia się większej transparentności oraz łatwiejszego dostępu fiskusa do dokumentacji. W praktyce oznacza to, że KSeF a kontrola skarbowa staną się nierozerwalnym duetem, który może kształtować realia prowadzenia biznesu przez kolejne lata.
W artykule wyjaśniam, ksef co to jest, ksef jak działa, ksef od kiedy będzie obowiązywać oraz dlaczego dla organów podatkowych stanowi narzędzie przyspieszające oraz usprawniające czynności sprawdzające. Odpowiadam też na pytania o to, jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w ksef i jakich faktur nie dotyczy KSeF.
Krajowy System e-Faktur to platforma teleinformatyczna przygotowana przez Ministerstwo Finansów, której celem jest umożliwienie wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ujednolicony wzór dokumentu, centralne repozytorium oraz pełna cyfryzacja obiegu faktur mają przyspieszyć procesy księgowe w firmach i zmniejszyć ryzyko nieprawidłowości.
Wielu przedsiębiorców pyta: ksef dla kogo? Odpowiedź jest prosta. W docelowym modelu system obejmie niemal wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą na terenie Polski. Wyjątki dotyczą bardzo wąskich grup przedsiębiorców oraz niektórych rodzajów dokumentów, o czym szerzej w dalszej części artykułu.
Jedno z najczęściej pojawiających się pytań dotyczy tego, od kiedy ksef dla wszystkich będzie obowiązkowy. Zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów system ma zostać wdrożony w formule obowiązkowej po kolejnych testach i aktualizacjach, które mają zapewnić stabilność jego działania. Dla wielu przedsiębiorców to kluczowa informacja, ponieważ przygotowanie się do wdrożenia wymaga czasu, przeszkolenia pracowników, a często także wdrożenia nowych rozwiązań w firmowych systemach księgowych.
Do momentu ogłoszenia nowego, ostatecznego terminu obowiązku korzystanie z systemu będzie częściowo dobrowolne. Wielu zastanawia się, czy ksef obowiązkowy czy dobrowolny będzie w praktyce uciążliwy. O tym, jak realnie wpłynie na codzienność firm, przesądzi sposób jego implementacji i integracji z istniejącymi narzędziami księgowymi.
System działa w oparciu o faktury ustrukturyzowane, czyli dokumenty zapisane w formacie xml, które są automatycznie weryfikowane przez platformę. Po pozytywnej weryfikacji faktura otrzymuje unikalny identyfikator i zostaje trwale zapisana w systemie.
W kontekście kontroli podatkowych oznacza to, że organ skarbowy zyskuje natychmiastowy dostęp do kompletnej, aktualnej i jednolitej dokumentacji. Przedsiębiorcy, którzy dotąd podczas kontroli musieli przygotowywać segregatory z fakturami, mogą liczyć na uproszczenie procedur. Jednocześnie ksef a kontrola skarbowa stają się połączone znacznie mocniej niż w dotychczasowym modelu, ponieważ urząd widzi dokumenty praktycznie w czasie rzeczywistym.
Największą zmianą dla przedsiębiorców jest to, że organy podatkowe będą w stanie identyfikować nieprawidłowości zdecydowanie szybciej niż dotychczas. W praktyce oznacza to:
krótszy czas kontroli,
mniejszą liczbę wizyt urzędników w siedzibie firmy,
możliwość wykrywania niezgodności niemal natychmiast po wystawieniu faktury,
mniejsze pole do nadużyć związanych z fałszywymi fakturami lub fikcyjnymi kosztami.
Dla uczciwych przedsiębiorców takie zmiany będą korzystne. Problem pojawia się tam, gdzie pojawiają się zaległości, błędy lub nieprawidłowości systemowe. Krajowy System e-Faktur może w takich przypadkach oznaczać większą częstotliwość działań ze strony fiskusa.
Mimo szerokiego zakresu obowiązywania systemu istnieje kilka kategorii dokumentów, których KSeF nie obejmuje. Do najważniejszych należą:
faktury wystawiane przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, jeśli nie prowadzą działalności udokumentowanej w sposób umożliwiający integrację z KSeF,
bilety pełniące funkcję faktury,
paragony fiskalne traktowane jako faktury uproszczone,
faktury wystawiane przez zagraniczne podmioty nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Informacje te są istotne zwłaszcza dla firm działających w modelach hybrydowych, gdzie część dokumentów pojawia się poza systemem.
Chociaż docelowo system ma objąć większość przedsiębiorców, istnieją pewne wyjątki. Obowiązek nie będzie dotyczył:
mikroprzedsiębiorców wykonujących czynności zwolnione z VAT,
firm zagranicznych, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności,
podmiotów korzystających z kas fiskalnych, które dokumentują sprzedaż jedynie za pomocą paragonów i nie wystawiają faktur.
Warto jednak pamiętać, że zwolnienie z obowiązku nie wyklucza możliwości dobrowolnego korzystania z systemu.
Wprowadzenie KSeF wymaga od przedsiębiorców przygotowania nie tylko technicznego, ale również organizacyjnego. System będzie obowiązkowy zwłaszcza dla:
podatników VAT,
przedsiębiorców wystawiających faktury dla innych firm,
podmiotów chcących automatyzować procesy księgowe.
Dla wielu oznacza to konieczność wdrożenia nowych procedur akceptacji dokumentów, zmiany obiegu pracy lub reorganizacji pracy księgowości.
System wpłynie na prowadzenie działalności w kilku istotnych obszarach:
Obieg dokumentów
Tradycyjny obieg faktur w formie papierowej lub pdf zostanie zastąpiony jednolitym dokumentem cyfrowym.
Księgowość i kadry
Działy księgowe zyskają automatyzację, ale jednocześnie będą musiały pilnować poprawności danych i zgodności ze strukturą xml.
Współpraca z kontrahentami
Firmy będą musiały dostosować swoje systemy tak, aby odbierać i wystawiać faktury zgodnie ze standardem KSeF.
Kontrola skarbowa
Transparentność stanie się standardem, co oznacza mniej przestrzeni na pomyłki i opóźnienia.
Przedsiębiorcy wskazują kilka potencjalnych ryzyk:
obawy o awarie systemu i brak dostępu do dokumentów,
konieczność przeszkolenia pracowników,
wysokie koszty wdrożeń integracyjnych,
ryzyko natychmiastowego wychwytywania błędów przez organy podatkowe.
Z drugiej strony korzyści z cyfryzacji mogą okazać się odczuwalne już w pierwszych miesiącach funkcjonowania systemu.
Jednym z kluczowych aspektów jest bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Krajowy System e-Faktur opiera się na centralnym przechowywaniu dokumentów, co daje większą ochronę przed utratą danych. Jednocześnie rodzi to pytania o zakres dostępu fiskusa do informacji. Transparentność w tym przypadku działa w dwie strony: przedsiębiorca ma pewność, że dokumenty są bezpieczne, a urząd ma do nich stały wgląd.
Wprowadzenie KSeF oznacza dla przedsiębiorców rewolucję w obszarze obiegu dokumentów i kontroli podatkowych. System umożliwi szybsze wykrywanie nieprawidłowości, ograniczy formalności, usprawni księgowość i zmniejszy liczbę tradycyjnych kontroli. Jednocześnie zwiększona przejrzystość wymaga od przedsiębiorców większej dyscypliny oraz przygotowania organizacyjnego. Warto więc już teraz poznać zasady działania systemu, sprawdzić, ksef dla kogo obowiązkowy będzie w najbliższych latach i upewnić się, jakich faktur nie dotyczy KSeF, aby uniknąć niepotrzebnych problemów podczas kontaktów z organami podatkowymi.
