Rok 2026 przynosi kolejne zmiany w sposobie opodatkowania działalności usługowej, w tym usług sprzątających. Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się, czy usługi sprzątające ryczałt to dla nich najlepsza opcja, jaka jest stawka ryczałtu usługi sprzątające oraz jak wygląda opodatkowanie usług sprzątających w praktyce. W poniższym artykule omawiamy szczegółowo zasady, aktualne stawki, korzyści i pułapki związane z ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych w odniesieniu do firm sprzątających.
Jeżeli prowadzisz działalność sprzątającą lub planujesz ją założyć, ten przewodnik da ci jasny obraz, jak wygląda ryczałt dla firm sprzątających w 2026 roku, kiedy warto wybrać tę formę opodatkowania i jak przygotować się na zmiany.
Od stycznia 2026 roku przedsiębiorcy wykonujący usługi sprzątające mają do dyspozycji jasne zasady rozliczania podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zasada jest prosta: zamiast obliczać dochód (przychód minus koszty), przedsiębiorca płaci podatek od uzyskanego przychodu według określonej stawki procentowej.
Dla wielu firm jest to rozwiązanie korzystne pod względem administracyjnym, ponieważ eliminuje konieczność prowadzenia szczegółowej księgowości kosztowej i obliczania dochodu.
W 2026 roku zasady te zostały zoptymalizowane oraz ujednolicone w związku z przyjęciem nowych wytycznych podatkowych. Warto jednak pamiętać, że nie dla każdego przedsiębiorcy ryczałt będzie rozwiązaniem optymalnym.
Najważniejszą informacją dla przedsiębiorcy jest oczywiście stawka ryczałtu usługi sprzątające. Gdy rozważasz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych usługi sprzątające, musisz wiedzieć, jaka procentowa stawka podatku od przychodu będzie cię obowiązywać.
W 2026 roku stawka ryczałtu dla usług sprzątających została ustalona na poziomie 12 procent od przychodu. Oznacza to, że przedsiębiorca opłacający ryczałt zapłaci 12 procent podatku od każdej złotówki przychodu uzyskanego z tytułu wykonywania usług sprzątających.
Ta stawka dotyczy jednak wyłącznie przychodów, które nie są związane z najmem nieruchomości czy innymi działalnościami, które mogą podlegać innym stawkom ryczałtu. Jeżeli firma sprzątająca prowadzi dodatkową działalność lub korzysta z innych źródeł przychodu, odrębne przychody mogą być opodatkowane według innych stawek.
W kontekście działalności sprzątającej coraz częściej mówimy o ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych usługi sprzątające. Ta forma opodatkowania ma wiele zalet, ale także pewne ograniczenia.
prostsze rozliczenia podatkowe bez konieczności ustalania kosztów uzyskania przychodu,
przejrzysty system – podstawa opodatkowania to wyłącznie przychód,
mniejsze ryzyko błędów księgowych w porównaniu do księgi przychodów i rozchodów,
niższa stawka podatku w porównaniu do skali podatkowej dla przedsiębiorców o niskich kosztach.
brak możliwości uwzględniania kosztów prowadzenia działalności w obniżeniu podstawy opodatkowania,
ryzyko wyższej daniny podatkowej, jeśli firma ma wysokie koszty (np. na środki czystości, sprzęt, paliwo do samochodu),
konieczność monitorowania limitów przychodów – przekroczenie limitów może skutkować przymusową zmianą formy opodatkowania.
Decyzja o wyborze ryczałtu powinna być poprzedzona analizą modelu biznesowego, przewidywanych przychodów i kosztów działalności.
Warunkiem skorzystania z usług sprzątających ryczałt jest przede wszystkim to, że przychody firmy muszą mieścić się w limicie przychodów przewidzianym dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. W 2026 roku limit ten wynosi 2 miliony euro przychodu rocznie (w przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego).
Ponadto ryczałt nie jest dostępny dla wszystkich rodzajów działalności. Przedsiębiorcy wykonujący usługi sprzątające muszą:
prowadzić właściwą ewidencję przychodów,
nie korzystać z preferencji podatkowych, które wykluczają ryczałt,
nie przekraczać określonych limitów przychodów.
Jeżeli firma sprzątająca uzyskuje przychody wyłącznie z usług podstawowych, nie wykorzystuje skomplikowanych konstrukcji podatkowych, a jej przychody mieszczą się w limicie, ryczałt może być opłacalnym rozwiązaniem.
Przy rozliczaniu ryczałtu dla firm sprzątających najważniejsza jest prawidłowa ewidencja przychodów. Podstawowe zasady obejmują:
każde przyjęcie zapłaty za usługę sprzątania powinno być odnotowane w ewidencji przychodów,
konieczność prowadzenia oddzielnej ewidencji dla przychodów opodatkowanych ryczałtem,
pamiętanie o terminach wpłat ryczałtu (miesięcznych lub kwartalnych, w zależności od wybranej formy),
sporządzanie rocznego sprawozdania podatkowego zgodnie z zasadami obowiązującymi ryczałtowców.
Brak rzetelnej ewidencji może skutkować problemami z urzędem skarbowym, w tym koniecznością dopłaty podatku wg zasad ogólnych.
Często przedsiębiorcy zastanawiają się, jak wygląda opodatkowanie usług sprzątających w kontekście kosztów. Należy pamiętać, że ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to forma, w której nie można pomniejszać podstawy opodatkowania o koszty. Oznacza to, że:
wydatki na wynagrodzenia pracowników, sprzęt, środki czystości, paliwo czy ubezpieczenia nie obniżają podstawy opodatkowania,
podatek płacony jest od pełnej kwoty przychodu,
im większe koszty prowadzenia działalności, tym bardziej opłacalna może być inna forma opodatkowania (np. skala podatkowa lub podatek liniowy).
Dla firm sprzątających, które mają wysokie koszty prowadzenia działalności, ryczałt może okazać się mniej korzystny niż tradycyjne formy rozliczenia.
Aby zobrazować, kiedy ryczałt usługi sprzątające 2026 może być korzystny, przedstawiamy proste przykłady:
Firma A świadczy usługi sprzątania biur i korzysta głównie z własnej siły roboczej przy minimalnych kosztach sprzętu. Przychód roczny to 200 000 zł, koszty to 30 000 zł.
pod ryczałtem: podatek wyniesie 12% * 200 000 = 24 000 zł,
pod podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych: dochód 170 000 zł * 12% = 20 400 zł (jeśli stawka liniowa lub skala).
W tym przypadku różnica jest niewielka, a ryczałt daje prostotę rozliczeń.
Firma B kupuje drogi sprzęt, środki czystości, dojazdy itp. Przychód roczny to 200 000 zł, koszty to 100 000 zł.
pod ryczałtem: podatek wyniesie 24 000 zł,
pod zasadami ogólnymi (stonowany podatek dochodowy): dochód 100 000 zł * 12% = 12 000 zł.
W tym przypadku ryczałt jest mniej korzystny, ponieważ przedsiębiorca nie może odliczyć kosztów prowadzenia działalności.
Jeżeli przedsiębiorca obecnie opłaca ryczałt, ale widzi, że ryczałt dla firm sprzątających jest mniej korzystny, możliwe jest złożenie wniosku o zmianę formy opodatkowania przy zachowaniu ustawowych terminów. Zmiana taka zwykle dotyczy początku kolejnego roku podatkowego.
Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który dokładnie przeanalizuje sytuację finansową firmy oraz pomoże ocenić, czy inna forma opodatkowania będzie bardziej opłacalna.
Podsumowując, usługi sprzątające ryczałt to popularna forma opodatkowania działalności w 2026 roku, która charakteryzuje się:
prostotą rozliczeń podatkowych,
brakiem konieczności rozliczania kosztów działalności,
stałą stawką 12 procent od przychodu.
Jednocześnie nie jest to rozwiązanie idealne dla wszystkich – w szczególności dla firm z wysokimi kosztami operacyjnymi może być mniej korzystne niż tradycyjne formy opodatkowania. Kluczowe znaczenie ma właściwa analiza finansowa przed podjęciem decyzji o wyborze formy podatkowej.
Jeżeli chcesz zoptymalizować opodatkowanie usług sprzątających w swojej firmie, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do twojej sytuacji. Dzięki temu unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek i maksymalnie wykorzystasz możliwości systemu podatkowego.
