Dobrze skonstruowana umowa spółki z o.o. to fundament bezpiecznego biznesu i stabilnych relacji między wspólnikami. W praktyce większość konfliktów korporacyjnych nie wynika ze złej woli stron, lecz z braku precyzyjnych zapisów regulujących prawa, obowiązki i sposób rozwiązywania sporów.
W tym artykule wyjaśniam, co powinna zawierać umowa spółki z o.o., jakie dane muszą być w umowie spółki, kto podpisuje umowę spółki z o.o., kto reprezentuje spółkę w sporze z członkiem zarządu oraz jak wykluczyć wspólnika ze spółki z o.o. Omawiam także odpowiedzialność wspólników i zarządu oraz sytuacje nadzwyczajne, takie jak brak zarządu.
Z punktu widzenia prawa handlowego odpowiedź na pytanie, co powinna zawierać umowa spółki z o.o., jest częściowo określona przepisami kodeksu spółek handlowych.
Obowiązkowe elementy to między innymi:
firma i siedziba spółki,
przedmiot działalności,
wysokość kapitału zakładowego,
informacja, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Jednak minimalne wymogi ustawowe to zdecydowanie za mało, aby realnie chronić wspólników przed sporami. Dobrze przygotowana umowa powinna zawierać również:
zasady podejmowania kluczowych uchwał,
ograniczenia w zbywaniu udziałów,
mechanizmy wyjścia ze spółki,
zasady powoływania i odwoływania zarządu,
klauzule dotyczące zakazu konkurencji.
Wielu przedsiębiorców pyta, jakie dane muszą być w umowie spółki, aby była ważna i skuteczna. Poza elementami wskazanymi wyżej, istotne są również:
dane wspólników,
wysokość wnoszonych wkładów,
sposób reprezentacji spółki,
zasady podziału zysku.
Brak któregokolwiek z obowiązkowych elementów może skutkować odmową rejestracji przez sąd rejestrowy.
Jedno z najczęściej zadawanych pytań brzmi: czy umowa sp. z oo musi być w formie aktu notarialnego? Co do zasady tak. Umowa spółki z o.o. powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.
Wyjątek stanowi rejestracja przez system S24, gdzie umowa zawierana jest na wzorcu elektronicznym. Jednak w przypadku bardziej złożonych zapisów, które mają chronić wspólników przed sporami, forma aktu notarialnego daje znacznie większe możliwości.
Czy umowy spółki muszą być sporządzone na piśmie? W przypadku spółki z o.o. wymagana jest forma szczególna – akt notarialny albo forma elektroniczna w systemie S24. Zwykła forma pisemna nie jest wystarczająca do skutecznego zawarcia umowy spółki z o.o.
Na etapie tworzenia podmiotu pojawia się pytanie: kto podpisuje umowę spółki z o.o.? Umowę podpisują wszyscy wspólnicy albo ich pełnomocnicy.
Podpisanie umowy jest równoznaczne z objęciem udziałów i zobowiązaniem do wniesienia wkładów. Od tego momentu zaczyna się formalny proces rejestracji spółki.
W praktyce często myli się role wspólnika i członka zarządu. Czy wspólnik spółki musi być członkiem jej zarządu? Nie. Są to dwie odrębne funkcje.
Wspólnik:
posiada udziały,
uczestniczy w zgromadzeniu wspólników,
decyduje o najważniejszych sprawach spółki.
Zarząd:
prowadzi sprawy spółki,
reprezentuje ją na zewnątrz,
ponosi odpowiedzialność za bieżące działania.
Rozdzielenie tych funkcji bywa kluczowe dla ograniczenia konfliktów.
Szczególnie wrażliwym obszarem jest sytuacja, gdy spółka zawiera umowę ze swoim wspólnikiem. Wówczas pojawia się pytanie: kto reprezentuje spółkę w umowie ze wspólnikiem?
Co do zasady spółkę reprezentuje zarząd. Jednak w przypadku umowy między spółką a członkiem zarządu zastosowanie mają szczególne przepisy, które przewidują reprezentację przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.
Brak zachowania tej procedury może skutkować nieważnością umowy.
Równie istotne jest pytanie: kto reprezentuje spółkę w sporze z członkiem zarządu? W takim przypadku spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Ten mechanizm ma zapobiegać konfliktowi interesów i zapewnić obiektywizm w sporze.
Może się zdarzyć sytuacja kryzysowa, w której spółka nie ma zarządu. Kto reprezentuje spółkę z oo, gdy nie ma zarządu?
W takiej sytuacji konieczne jest jak najszybsze powołanie nowego zarządu. Jeżeli nie jest to możliwe, sąd może ustanowić kuratora dla spółki. Dlatego w umowie warto przewidzieć mechanizmy awaryjne dotyczące powoływania zarządu.
Jednym z najbardziej konfliktowych zagadnień jest kwestia usunięcia wspólnika. Jak wykluczyć wspólnika ze spółki z o.o.?
Przepisy przewidują możliwość wyłączenia wspólnika przez sąd z ważnych przyczyn, na żądanie pozostałych wspólników reprezentujących więcej niż połowę kapitału zakładowego.
W umowie spółki warto jednak doprecyzować:
katalog ważnych przyczyn,
procedurę odkupu udziałów,
sposób ustalania ceny.
Takie zapisy znacząco ograniczają ryzyko wieloletnich sporów sądowych.
Pytanie, kto ponosi odpowiedzialność za spółkę, jest kluczowe dla bezpieczeństwa wspólników. Co do zasady spółka z o.o. odpowiada za swoje zobowiązania całym swoim majątkiem.
Wspólnicy nie odpowiadają za długi spółki, ryzykują jedynie wniesionym wkładem. Wyjątek stanowią sytuacje szczególne, np. odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki w przypadku bezskutecznej egzekucji.
Dlatego w umowie warto precyzyjnie określić zasady nadzoru nad zarządem i obowiązek raportowania.
W kontekście sporów wspólników często pojawia się pytanie: czym jest artykuł 113 ustawy o spółkach? W praktyce odnosi się to do przepisów regulujących odpowiedzialność oraz relacje korporacyjne w spółkach kapitałowych.
Znajomość przepisów regulujących prawa i obowiązki wspólników oraz członków organów jest kluczowa przy konstruowaniu umowy spółki. Dobrze zaprojektowana umowa powinna być zgodna z ustawą, ale jednocześnie maksymalnie wykorzystywać dopuszczalną swobodę regulacyjną.
Aby umowa spółki z o.o. faktycznie chroniła wspólników, warto uwzględnić:
klauzule drag along i tag along,
prawo pierwszeństwa nabycia udziałów,
obowiązek mediacji przed skierowaniem sprawy do sądu,
szczegółowe zasady wyceny udziałów,
ograniczenia konkurencji,
obowiązek lojalności wspólników.
Im bardziej precyzyjna umowa, tym mniejsze ryzyko interpretacyjnych sporów.
Umowa spółki z o.o. to nie tylko formalność wymagana do rejestracji. To najważniejszy dokument regulujący relacje między wspólnikami, zarządem i samą spółką.
Odpowiedź na pytania takie jak: kto reprezentuje spółkę w umowie ze wspólnikiem, kto ponosi odpowiedzialność za spółkę, czy umowa sp. z oo musi być w formie aktu notarialnego, czy wspólnik spółki musi być członkiem jej zarządu, ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa biznesu.
Dobrze przygotowana umowa minimalizuje ryzyko sporów, zabezpiecza interesy wspólników i pozwala skoncentrować się na rozwoju przedsiębiorstwa zamiast na konfliktach korporacyjnych.
