Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. to jeden z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym. Służy nie tylko do rozliczeń podatkowych, ale również do oceny kondycji finansowej firmy przez wspólników, banki, inwestorów oraz organy kontrolne. Niestety w praktyce bardzo często pojawiają się błędy w księgach rachunkowych, które prowadzą do nieprawidłowości w sprawozdaniach.
W tym artykule wyjaśniam, jakie są najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych, kto odpowiada za błędy w sprawozdaniu finansowym, jak poprawiać błędy ujawnione po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz czy można poprawić sprawozdanie finansowe po 31 marca.
Zanim przejdziemy do błędów, warto przypomnieć, jakie są 3 główne elementy sprawozdania finansowego spółki z o.o.:
bilans,
rachunek zysków i strat,
informacja dodatkowa.
W niektórych jednostkach występuje także rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym.
Każdy z tych elementów musi być ze sobą spójny. Błędy w jednym obszarze niemal zawsze wpływają na pozostałe części sprawozdania.
Odpowiadając na pytanie, jakie są najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych, należy wskazać kilka powtarzalnych problemów:
nieprawidłowa wycena aktywów i zobowiązań,
brak aktualizacji odpisów aktualizujących,
błędne księgowanie wyniku finansowego na kontach,
niezgodność bilansu z rachunkiem zysków i strat,
pominięcie istotnych zdarzeń po dniu bilansowym,
błędna klasyfikacja zobowiązań krótkoterminowych i długoterminowych.
Często źródłem problemu są wcześniejsze błędy w księgach rachunkowych, które nie zostały wykryte przed sporządzeniem sprawozdania.
W rachunkowości wyróżnia się różne kategorie nieprawidłowości. Jakie są 4 rodzaje błędów księgowych?
Najczęściej wskazuje się:
błędy rachunkowe, czyli pomyłki w obliczeniach,
błędy formalne, np. brak dokumentów źródłowych,
błędy merytoryczne, czyli nieprawidłowa kwalifikacja operacji gospodarczej,
błędy systemowe wynikające z wadliwego oprogramowania lub procedur.
Te błędy przekładają się bezpośrednio na sprawozdanie finansowe.
Odpowiadając szerzej na pytanie, jakie są rodzaje błędów w rachunkowości finansowej, należy rozróżnić:
błędy bieżącego okresu,
błędy lat ubiegłych,
błędy istotne,
błędy nieistotne.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu sposobu korekty.
Kiedy błąd istotny, a kiedy nieistotny? Błąd uznaje się za istotny, jeżeli jego pominięcie lub zniekształcenie mogłoby wpłynąć na decyzje użytkowników sprawozdania finansowego.
Nie istnieje jedna ustawowa kwota graniczna. Ocena istotności zależy od:
skali działalności spółki,
wielkości sumy bilansowej,
wpływu na wynik finansowy,
charakteru błędu.
Błędy istotne wymagają korekty poprzez kapitał własny jako korekta wyniku lat ubiegłych. Błędy nieistotne mogą zostać ujęte w bieżącym okresie.
W praktyce pojawia się pytanie, jak sprawdzić poprawność bilansu. Podstawowe kroki kontrolne obejmują:
weryfikację zgodności sumy aktywów i pasywów,
sprawdzenie sald kont rozrachunkowych,
potwierdzenie sald z kontrahentami,
analizę zgodności wyniku finansowego z rachunkiem zysków i strat,
kontrolę poprawności księgowania wyniku finansowego na kontach.
Warto również przeprowadzać wewnętrzne audyty przed zatwierdzeniem sprawozdania.
Jednym z typowych problemów jest nieprawidłowe księgowanie wyniku finansowego na kontach. Po zatwierdzeniu sprawozdania wynik powinien zostać przeksięgowany zgodnie z uchwałą wspólników, np. na kapitał zapasowy lub na niepodzielony wynik lat ubiegłych.
Błędy w tym zakresie prowadzą do zniekształcenia kapitałów własnych w kolejnym roku obrotowym.
Często pojawia się problem księgowania po zatwierdzeniu sprawozdania. Co do zasady księgi rachunkowe za dany rok są zamykane po sporządzeniu sprawozdania finansowego.
Jeżeli jednak ujawnione zostaną błędy, konieczne jest poprawianie błędów w księgach rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Wielu przedsiębiorców zadaje pytanie, jak poprawiać błędy ujawnione po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Zasady są następujące:
błędy istotne lat ubiegłych koryguje się przez kapitał własny,
błędy nieistotne ujmuje się w bieżącym okresie,
w informacji dodatkowej należy opisać charakter i skutki korekty.
W przypadku błędów podatkowych może być konieczna korekta jpk po zamknięciu ksiąg rachunkowych.
Jeżeli błąd dotyczy rozliczeń VAT lub podatku dochodowego, pojawia się konieczność złożenia korekty plików JPK. Korekta jpk po zamknięciu ksiąg rachunkowych jest dopuszczalna, ale musi być spójna z ewidencją księgową oraz korektą sprawozdania finansowego.
Niespójność między księgami a deklaracjami podatkowymi może skutkować kontrolą.
Wielu członków zarządu pyta, czy można poprawić sprawozdanie finansowe po 31 marca. Odpowiedź brzmi: tak, jeżeli ujawniono istotny błąd.
W takiej sytuacji sporządza się korektę sprawozdania i ponownie składa dokumenty do KRS. Konieczne może być również ponowne zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników.
To jedno z kluczowych pytań: kto odpowiada za błędy w sprawozdaniu finansowym?
Odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki, czyli w spółce z o.o. zarząd. Nawet jeżeli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, formalna odpowiedzialność wobec organów państwowych spoczywa na zarządzie.
Czy księgowa bierze odpowiedzialność za błędy? W sensie cywilnoprawnym tak, jeżeli działa na podstawie umowy i dopuści się nienależytego wykonania obowiązków. Jednak wobec urzędów to zarząd jest podmiotem odpowiedzialnym.
Dlatego warto zawierać z biurem rachunkowym umowy określające zakres odpowiedzialności oraz posiadać ubezpieczenie OC.
Co się dzieje, gdy księgowy popełnia błąd? W zależności od skali nieprawidłowości może to skutkować:
koniecznością korekty sprawozdania,
dopłatą podatku,
odsetkami,
odpowiedzialnością odszkodowawczą.
W przypadku poważnych naruszeń możliwa jest także odpowiedzialność karno-skarbowa.
Kto kontroluje sprawozdania finansowe? W zależności od wielkości spółki mogą to być:
biegły rewident,
urząd skarbowy,
sąd rejestrowy,
banki finansujące działalność.
W większych jednostkach badanie przez biegłego rewidenta jest obowiązkowe.
Na koniec warto odpowiedzieć na pytanie: co się stanie, jeśli sprawozdania finansowe będą nieprawidłowe?
Możliwe konsekwencje to:
grzywna za niezłożenie prawidłowego sprawozdania,
odpowiedzialność karna członków zarządu,
utrata wiarygodności wobec banków i kontrahentów,
problemy przy sprzedaży udziałów lub pozyskiwaniu inwestora.
Nieprawidłowe sprawozdanie może również stać się podstawą do sporów między wspólnikami.
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach finansowych spółek z o.o. wynikają z nieprawidłowej ewidencji, braku kontroli wewnętrznej oraz niewłaściwego rozumienia zasad rachunkowości.
Kluczowe znaczenie ma:
rzetelne prowadzenie ksiąg,
prawidłowe księgowanie wyniku finansowego na kontach,
terminowe wykrywanie błędów,
właściwe poprawianie błędów w księgach rachunkowych.
Ostatecznie to zarząd odpowiada za prawidłowość dokumentów finansowych. Dlatego warto traktować sprawozdanie finansowe nie jako formalność, lecz jako strategiczny dokument pokazujący realną sytuację spółki.
