Wielu przedsiębiorców słysząc słowa „kontrola z urzędu skarbowego”, odczuwa niepokój. Choć jest to proces przewidziany prawem i stosowany rutynowo, to jednak dla wielu właścicieli firm bywa stresującym doświadczeniem. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie oraz współpraca z kompetentną księgową, która może nie tylko uporządkować dokumentację, ale również skutecznie reprezentować firmę wobec urzędu.
W tym artykule wyjaśniamy na czym polega kontrola z urzędu skarbowego, kogo najczęściej kontroluje urząd skarbowy, jakie kontrole podatkowe są najczęstsze, jakie transakcje kontroluje urząd skarbowy, ile lat do tyłu może kontrolować urząd skarbowy, a także jak rola księgowej może zminimalizować ryzyko nieprawidłowości i pomóc w sprawnym przejściu przez kontrolę.
Na początku warto odpowiedzieć na pytanie: na czym polega kontrola z urzędu skarbowego? Jest to działanie organów podatkowych mające na celu sprawdzenie, czy podatnik wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Urząd skarbowy może analizować zarówno sposób prowadzenia ksiąg, jak i poprawność rozliczeń podatkowych.
Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie firmy, u pełnomocnika lub w urzędzie, jeśli dokumenty są przekazane w formie elektronicznej lub papierowej. W jej trakcie urzędnicy badają zgodność deklaracji podatkowych z dokumentacją księgową oraz rzeczywistym stanem finansowym przedsiębiorstwa.
Nie każdy przedsiębiorca jest w równym stopniu narażony na kontrolę. Kogo najczęściej kontroluje urząd skarbowy? Przede wszystkim firmy, które wykazują znaczące odliczenia podatku VAT, osiągają duże straty podatkowe, lub ich transakcje wzbudzają wątpliwości.
Do najczęściej kontrolowanych należą:
firmy handlujące z zagranicą,
podmioty realizujące duże inwestycje,
firmy z branż wysokiego ryzyka (np. budowlanka, IT, e-commerce),
przedsiębiorstwa, które wykazują zerowy lub minimalny dochód przez dłuższy czas,
podatnicy korzystający z ulg i zwrotów podatkowych.
W praktyce urząd skarbowy coraz częściej typuje do kontroli na podstawie analizy danych z systemów informatycznych, takich jak JPK czy STIR. Sztuczna inteligencja i algorytmy pozwalają szybko identyfikować nietypowe schematy transakcji.
To pytanie budzi wiele obaw, zwłaszcza wśród osób prowadzących działalność od wielu lat. Ile lat do tyłu może kontrolować urząd skarbowy? Zasadniczo urząd skarbowy może skontrolować okresy podatkowe, które nie uległy przedawnieniu. Termin przedawnienia wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Przykład: deklarację VAT za grudzień 2019 roku złożono w styczniu 2020 – przedawnienie następuje z końcem 2025 roku.
Wyjątkowo termin ten może zostać wydłużony, jeśli zostało wszczęte postępowanie karne skarbowe lub jeśli podatnik złożył korektę ze wskazaniem nowego terminu płatności.
Urząd skarbowy może przeprowadzić różne rodzaje kontroli, ale jakie kontrole podatkowe są najczęstsze?
Do najczęściej spotykanych należą:
kontrola VAT – sprawdzana jest zasadność odliczeń i zwrotów VAT,
kontrola PIT i CIT – dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych lub prawnych,
kontrola ewidencji JPK_V7 – analizowana jest kompletność i zgodność raportów elektronicznych z deklaracjami,
kontrola kosztów uzyskania przychodów – weryfikowana jest zasadność ujęcia wydatków jako kosztów,
kontrola zatrudnienia i umów cywilnoprawnych – sprawdzane są obowiązki związane z ZUS i podatkiem dochodowym od wynagrodzeń.
Jakie transakcje kontroluje urząd skarbowy? Szczególną uwagę urząd zwraca na transakcje:
o dużej wartości, zwłaszcza te bez odpowiedniego udokumentowania,
z kontrahentami zagranicznymi (zwłaszcza z krajów rajów podatkowych),
pomiędzy podmiotami powiązanymi (np. spółka-córka, małżeństwo prowadzące oddzielne firmy),
w gotówce (zwłaszcza powyżej ustawowego limitu),
nietypowe dla profilu działalności danej firmy.
Urzędnicy sprawdzają również, czy transakcje nie są próbą unikania opodatkowania – np. poprzez sztuczne podwyższanie kosztów lub kreowanie strat.
Przygotowanie do kontroli powinno rozpocząć się dużo wcześniej, najlepiej już w momencie rozpoczęcia działalności. Oto kluczowe kroki, które pomogą bezpiecznie przejść przez kontrolę:
Regularnie prowadź dokumentację księgową – wszelkie faktury, umowy i ewidencje muszą być kompletne i uporządkowane.
Dbaj o zgodność danych – informacje w JPK, deklaracjach i raportach powinny być spójne.
Zadbaj o poprawny obieg dokumentów – każdy dokument powinien mieć ścieżkę zatwierdzenia i opis merytoryczny.
Przechowuj dokumenty zgodnie z przepisami – minimum 5 lat, a w przypadku dokumentów kadrowych nawet 10 lub 50 lat.
Przygotuj się na pytania urzędników – dotyczące rozliczeń, celów transakcji, kontrahentów i struktury firmy.
Rola księgowej w trakcie kontroli jest nie do przecenienia. Oto, jak może pomóc doświadczona księgowa:
przygotowuje niezbędne dokumenty, deklaracje, raporty i ewidencje,
reprezentuje przedsiębiorcę przed urzędem, jeśli ma odpowiednie upoważnienie,
odpowiada na pytania urzędników dotyczące interpretacji księgowań,
wskazuje potencjalne ryzyka podatkowe i wspiera w ich neutralizacji,
dba o formalności związane z protokołem kontroli i ewentualnymi zastrzeżeniami.
Dobra księgowa nie tylko prowadzi dokumentację, ale również aktywnie wspiera przedsiębiorcę w sytuacjach trudnych. Co więcej, dzięki jej pracy urząd może zakończyć kontrolę szybciej i bez większych zastrzeżeń.
Kontrola z urzędu skarbowego to coś, co może spotkać każdego przedsiębiorcę. Znajomość zasad, takich jak na czym polega kontrola z urzędu skarbowego, kogo najczęściej kontroluje urząd skarbowy, ile lat do tyłu może kontrolować urząd skarbowy, jakie kontrole podatkowe są najczęstsze, czy jakie transakcje kontroluje urząd skarbowy, pozwala lepiej przygotować się na ewentualną wizytę urzędników.
Najlepszym zabezpieczeniem jest systematyczność, przejrzystość finansów oraz wsparcie profesjonalnej księgowej. To właśnie ona może okazać się największym sojusznikiem w trudnym momencie, pomagając przejść przez kontrolę bezpiecznie i skutecznie.
