Prowadzenie księgowości stanowi klucz do prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. W polskim prawie istnieje kilka opcji prowadzenia rozrachunków, a jednym z często niejasnych pojęć jest „pełna księgowość”. To rozległe i złożone zagadnienie, a w tym artykule skupimy się na jej najważniejszych aspektach — m.in. wyjaśnimy, co to znaczy pełna księgowość i kiedy staje się ona nieodzownym obowiązkiem dla firm.
Pełna księgowość — co to jest?
Pełna księgowość to sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, który jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości. Obejmuje kompleksowe zarządzanie finansami firmy, w tym: prowadzenie ewidencji księgowej, rozliczenia podatkowe, raportowanie finansowe oraz przygotowywanie sprawozdań i analiz. To obszerny proces zapewniający kompleksową kontrolę i dokumentację wszystkich operacji finansowych firmy.
System prowadzenia pełnej księgowości wyróżniają 4 charakterystyczne cechy:
- dwustronność — każde zdarzenie gospodarcze jest zapisywane na co najmniej dwóch kontach księgowych, po stronie debetowej i kredytowej;
- ciągłość — zdarzenia gospodarcze są rejestrowane chronologicznie, bez jakichkolwiek przerw;
- obiektywność — zdarzenia gospodarcze są rejestrowane zgodnie z rzeczywistym stanem rzeczy, bez subiektywnych ocen;
- pełność i rzetelność — umożliwia ona prowadzenie analiz, ocenę wyników finansowych, a także sporządzanie sprawozdań.
Pełna księgowość jest bardziej złożona niż uproszczona, dlatego wymaga posiadania przez rozliczającą osobę odpowiednich kwalifikacji i umiejętności. Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do prowadzenia tego typu rozrachunków, często decydują się na obsługę księgową spółek przez profesjonalne biura rachunkowe.
Dla kogo prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkowe?
Polskie prawo dokładnie określa jakiego rodzaju przedsiębiorstwa zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Zalicza się do nich m.in.:
- spółki kapitałowe, tzn.: akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowo-akcyjne i komandytowe,
- spółki cywilne, w których wspólnikami są osoby fizyczne,
- firmy działające na zasadach prawa bankowego,
- samorządy i związki samorządowe,
- organizacje budżetowe,
- przedsiębiorstwa obcokrajowców działających na terenie Polski,
- jednostki działające dzięki subwencjom i dotacjom.
Nie jest to jednak pełna lista, ponieważ prawo określa także limity pełnej księgowości, co oznacza, że określona została kwota, po której przekroczeniu organizacja zobowiązana jest do prowadzenia tego typu rozliczeń, bez znaczenia na formę działalności. W związku z tym konieczna może być także pełna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG), prowadzona na takich samych zasadach jak dla instytucji wymienionych powyżej. W przypadku JDG również konieczna może być obsługa księgowa, aby rozliczenia wykonane były zgodnie z zasadami i przepisami prawa.
Od jakiej kwoty pełna księgowość?
W Polsce obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy podmiotów gospodarczych, których roczny przychód ze sprzedaży towarów, produktów i innych operacji finansowych przekracza 2 000 000 euro. Limit ten jest ustalany na podstawie średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na 1 października roku poprzedzającego rok podatkowy. Znane już są limity pełnej księgowości na 2024 roku. Kwota ta wynosi 9 218 200 zł, a więc wszystkie firmy, które w roku obrotowym 2023 osiągną taki lub wyższy przychód są zobowiązane do prowadzenia tej formy rozliczeń.