Biorąc pod uwagę przepisy podatkowe oraz zróżnicowane potrzeby przedsiębiorstw, wybór odpowiedniej formy prowadzenia księgowości staje się kluczowym elementem planowania finansowego. Mnogość możliwości wymaga wnikliwej analizy z uwzględnieniem specyfiki działalności. Aby to ułatwić, wyjaśniamy, na jakie formy prowadzenia księgowości pozwala polskie prawo i jakie są ich najważniejsze cechy.

Uproszczony rodzaj prowadzonej księgowości

Formę prowadzenia księgowości można podzielić na formę uproszczoną księgowość, która jest mniej skomplikowana i na pełną księgowość. Uproszczona forma jest przeznaczona dla przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Tego typu rozliczenia mogą prowadzić: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. Wyróżniamy 3 formy księgowości uproszczonej, a każdą z nich wyróżniają charakterystyczne cechy. Obsługa księgowa, w tym zakresie może nie wydawać się skomplikowana, jednakże warto pamiętać, że działania muszą być wykonywane przez osoby, które posiadają wiedzę i doświadczenie związane z przepisami księgowymi oraz prowadzeniem rozliczeń.

Rodzaje księgowości uproszczonej

Karta podatkowa

Jednym z rodzajów uproszczonej księgowości jest karta podatkowa. Polega na tym, że podatek jest ustalany przez naczelnika urzędu skarbowego, który kieruje się rodzajem i zakresem prowadzonej działalności gospodarczej, wielkością zatrudnienia oraz liczbą mieszkańców miejscowości, w której działa firma. Jest przeznaczona dla małych przedsiębiorców, którzy działają w określonych zakresach, a zostały one określone w załączniku do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych. Do firm, które mogą być opodatkowane w formie karty podatkowej, należą między innymi:

• prowadzące działalność usługową, np. fryzjerską, kosmetyczną, naprawę pojazdów, usługi gastronomiczne,
• prowadzące działalność wytwórczo-usługową, np. produkcja wyrobów cukierniczych, naprawa sprzętu elektronicznego,
• prowadzące działalność handlową,
• usługi rozrywkowe,
• weterynaria,
• opieka domowa nad dziećmi lub osobami starszymi,

Przedsiębiorca, który korzysta z karty podatkowej, jest zwolniony z obowiązku prowadzenia księgowości. Nie musi również składać deklaracji podatkowych. Jedynym jego obowiązkiem jest wpłacanie miesięcznych zaliczek na podatek.

Ryczałt ewidencjonowany

Druga forma prowadzenia księgowości uproszczonej to ryczałt ewidencjonowany. W tym przypadku podatek jest ustalany w stałej stawce procentowej od przychodu, bez możliwości pomniejszenia go o koszty uzyskania przychodów. Stawki wynoszą od 2% do 17%. Jest przeznaczony dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w określonych zakresach, które określone w załączniku do ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyszczególniono tu m.in.:

• wolne zawody, takie jak adwokaci, notariusze czy agenci ubezpieczeniowi,
• usługi pośrednictwa w sprzedaży hurtowej, magazynowania i przechowywania cieczy i gazów,
• rozrywkę, rekreację,
• usługi reklamowe,
• opiekę zdrowotną,
• badania i analizy techniczne,
• specjalizowane projektowanie,
• usługi w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek, umowy najmu i podnajmu,
• roboty budowlane,
• przychody ze sprzedaży produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu.

Przedsiębiorca, który korzysta z ryczałtu ewidencjonowanego, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów. Powinna ona zawierać wszystkie przychody i rozchody związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Może być może być korzystną formą opodatkowania dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność o niewielkim zakresie lub mają niskie koszty uzyskania przychodów.

Księga przychodów i rozchodów

Ostatnią z form prowadzenia uproszczonej księgowości to księga przychodów i rozchodów (KPiR). Jest ewidencją księgową, która służy do rejestrowania przychodów i kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. To forma uproszczona księgowości, która jest przeznaczona dla przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Wyróżnikiem KPiR od pełnej księgowości jest to, że nie ma w niej obowiązku ujmowania poszczególnych operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, takich jak księga główna, księgi pomocnicze czy dowody księgowe. W KPiR wystarczy wpisać podstawowe informacje o zdarzeniach gospodarczych, takie jak data, numer dowodu, opis operacji, kwota przychodu lub rozchodu.

KPiR jest podstawą do ustalenia wysokości podatku dochodowego od osób fizycznych, który jest rozliczany na formularzu PIT-36.

Pełna księgowość, jako forma prowadzenia księgowości

Pełna księgowość to forma prowadzenia rozliczeń firmowych, która jest zgodna z przepisami ustawy o rachunkowości. Jest przeznaczona dla przedsiębiorców, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro, a także dla: spółek partnerskich i jawnych, organizacji działających na zasadach prawa bankowego, organizacji zagranicznych działających na terenie Polski, samorządów i związków samorządowych.

Pełna księgowość polega na prowadzeniu następujących ksiąg rachunkowych:

• księga główna, w której rejestruje się w porządku chronologicznym wszystkie operacje gospodarcze,
• księgi pomocnicze, w których rejestruje się szczegółowe informacje o poszczególnych rodzajach operacji gospodarczych,
• dowody księgowe, czyli dokumenty, które potwierdzają zdarzenia gospodarcze.

Pełna księgowość jest bardziej skomplikowana niż uproszczona księgowość, ponieważ wymaga ujmowania poszczególnych operacji gospodarczych w szczegółowych księgach rachunkowych na odpowiednich kontach. Obsługa księgowa spółek przez profesjonalistów to dobry wybór w przypadku organizacji, które są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości. Pozwala to na uniknięcie wielu, często kosztownych, błędów.