W prowadzeniu działalności gospodarczej często zdarza się, że kontrahenci nie regulują należności w terminie. Gdy zaległości się przedłużają, przedsiębiorca traci nie tylko środki, ale także płaci podatek dochodowy i VAT od kwoty, której faktycznie nie otrzymał. W takiej sytuacji pomocna może być ulga za złe długi. W artykule wyjaśniamy, ulga za złe długi co to jest, od kiedy obowiązuje, kiedy można z niej skorzystać, jakie są obowiązki dłużnika oraz czy ulga na złe długi jest obowiązkowa.
Złe długi to należności, których kontrahenci nie uregulowali w ustawowym lub umownym terminie płatności. Najczęściej dotyczą faktur sprzedażowych, za które nie otrzymano zapłaty przez dłuższy czas. Gdy termin płatności minął, a kontrahent nie reaguje na wezwania, mówimy o tzw. złym długu.
W kontekście podatkowym, złe długi oznaczają wierzytelności, które nie zostały uregulowane w określonym czasie i wobec których podatnik ma prawo do korekty podstawy opodatkowania.
Ulga za złe długi to rozwiązanie prawne, które pozwala podatnikowi skorygować podatek dochodowy oraz VAT, jeśli nie otrzymał zapłaty za wystawioną fakturę w określonym terminie. Mechanizm ten działa zarówno w podatku VAT, jak i w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) oraz osób fizycznych (PIT).
Na czym polega ulga za złe długi?
Polega na tym, że po upływie 90 dni od terminu płatności faktury przedsiębiorca może zmniejszyć podstawę opodatkowania i wartość należnego podatku o kwotę nieuregulowanej należności. W skrócie – jeśli nie otrzymałeś zapłaty, możesz odzyskać część podatku zapłaconego od tej transakcji.
Ulga za złe długi w VAT reguluje art. 89a ustawy o VAT. Warunki skorzystania z tej ulgi są jasno określone. Aby móc zastosować ulgę na złe długi VAT, muszą być spełnione następujące warunki:
minęło 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie,
dłużnik nie znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego lub likwidacyjnego,
zarówno wierzyciel, jak i dłużnik są czynnymi podatnikami VAT,
transakcja została udokumentowana fakturą,
od momentu wystawienia faktury nie minęły 3 lata.
Korekta VAT 90 dni oznacza, że już po upływie 90 dni od dnia płatności, której nie otrzymano, przedsiębiorca ma prawo do skorygowania podatku należnego. Jeśli np. termin płatności upłynął 1 stycznia, to korekta za złe długi może zostać dokonana już w deklaracji za kwiecień.
W przypadku podatku dochodowego mechanizm wygląda podobnie, ale dotyczy dochodu, a nie podatku od towarów i usług. Ulga na złe długi CIT polega na tym, że podatnik może zmniejszyć przychód należny o wartość nieuregulowanej faktury.
Od 2020 roku obowiązuje tzw. mechanizm obowiązkowy – oznacza to, że ulga na złe długi u dłużnika również zobowiązuje go do zwiększenia podstawy opodatkowania, jeżeli nie ureguluje należności w ciągu 90 dni od terminu płatności.
Od stycznia 2020 r. wprowadzono obowiązek korekty podatku dochodowego również po stronie dłużnika. Ulga na złe długi u dłużnika polega na tym, że jeżeli przedsiębiorca nie zapłaci faktury w terminie 90 dni od dnia jej wymagalności, jest zobowiązany do zwiększenia swojego dochodu o wartość niezapłaconego zobowiązania.
Oznacza to, że nieuregulowanie faktury nie tylko grozi odsetkami i windykacją, ale również zwiększa podstawę opodatkowania w deklaracji CIT lub PIT. Jest to narzędzie mające zdyscyplinować płatników i ograniczyć zatory płatnicze.
Kwestia podmiotów powiązanych w kontekście ulgi na złe długi jest szczególna. W przypadku ulgi na złe długi CIT podmioty powiązane nie mogą z niej skorzystać. Ustawodawca wyklucza taką możliwość, ponieważ mogłoby dojść do nadużyć, np. sztucznego generowania kosztów lub manipulowania przychodami w ramach jednej grupy kapitałowej.
Jeśli więc kontrahenci są ze sobą powiązani kapitałowo lub osobowo, ulga nie przysługuje ani wierzycielowi, ani dłużnikowi.
Wielu przedsiębiorców pyta, jak właściwie zastosować ulgę na złe długi krok po kroku. Oto uproszczona procedura:
sprawdź, czy minęło 90 dni od terminu płatności faktury,
upewnij się, że dłużnik nie ogłosił upadłości ani restrukturyzacji,
przygotuj korektę deklaracji VAT lub CIT (w zależności od podatku),
w przypadku VAT – dokonaj korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego,
w przypadku CIT – pomniejsz przychód o wartość niezapłaconej faktury,
zachowaj dokumentację potwierdzającą podjęcie działań windykacyjnych (choć nie jest to formalny wymóg, bywa pomocne przy ewentualnej kontroli).
W praktyce pojawiają się wątpliwości, jak liczyć 90 dni do ulgi na złe długi. Termin liczony jest od dnia upływu terminu płatności faktury. Nie liczymy dnia wystawienia faktury, ale dnia, w którym zgodnie z umową lub dokumentem miała nastąpić zapłata.
Przykład: faktura ma termin płatności 15 marca. Liczymy 90 dni od 16 marca, czyli korektę można wykonać od 14 czerwca.
W przypadku podatku dochodowego po stronie dłużnika – tak. Czy ulga na złe długi jest obowiązkowa? – dla dłużnika zdecydowanie tak. Musi on skorygować swoje rozliczenie i powiększyć podstawę opodatkowania. W przypadku wierzyciela ulga ma charakter prawa, a nie obowiązku – może, ale nie musi z niej korzystać.
W praktyce warto to robić, ponieważ pozwala odzyskać zapłacony wcześniej podatek, mimo że faktura nie została opłacona przez klienta.
Jeśli mimo korekty podatnik nadal nie otrzyma zapłaty, może zdecydować się na działania windykacyjne, pozew cywilny lub sprzedaż wierzytelności. W przypadku, gdy płatność zostanie jednak dokonana w późniejszym terminie, należy dokonać ponownej korekty podatku – tym razem „w górę”.
Dlatego odpowiedź na pytanie co dzieje się ze złymi długami zależy od dalszego biegu sprawy – mogą zostać odzyskane, umorzone, sprzedane lub zakoń
