Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ZUS. To istotny element kosztów firmy, ale także potencjalna korzyść podatkowa – pod warunkiem prawidłowego rozliczenia. W tym artykule wyjaśniamy, jakie są składki ZUS przedsiębiorcy, jak je rozliczać, księgować i kiedy mogą stanowić koszt podatkowy. Artykuł zawiera także odpowiedzi na pytania takie jak: jak obliczyć ZUS przedsiębiorcy, jak rozlicza się składki ZUS oraz jak wygląda odliczenie składki zdrowotnej od podatku na przykładzie.
Przedsiębiorcy są zobowiązani do opłacania kilku rodzajów składek:
emerytalnej,
rentowej,
wypadkowej (obowiązkowej dla jednoosobowej działalności),
chorobowej (dobrowolnej),
zdrowotnej (obowiązkowej).
Podstawę wymiaru składek ustala się na podstawie przepisów, a nie rzeczywistego dochodu. Wyjątek stanowią osoby korzystające z Małego ZUS Plus. Warto pamiętać, że składki te mają wpływ na wysokość przyszłych świadczeń (emerytura, zasiłki) oraz na obciążenia podatkowe.
Wysokość składek zależy od formy opodatkowania oraz od przyjętej podstawy wymiaru. Przedsiębiorcy niekorzystający z ulg wyliczają składki społeczne od 60 procent prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, natomiast składkę zdrowotną – zgodnie z zasadami dla wybranej formy opodatkowania.
Przykład obliczeń składek ZUS (na 2025 rok, dane orientacyjne):
składka emerytalna: ok. 812 zł,
składka rentowa: ok. 333 zł,
składka wypadkowa: ok. 69 zł,
składka chorobowa: ok. 115 zł (dobrowolna),
składka zdrowotna: zależna od dochodu, przychodu lub ryczałtu – np. ok. 380 zł (dla ryczałtowca z przychodem poniżej 60 tys. zł).
W sumie składki ZUS mogą wynosić od kilkuset do ponad 1800 zł miesięcznie. Dokładne wartości różnią się zależnie od ulgi, podstawy oraz formy opodatkowania.
Sposób rozliczenia składek zależy od tego, jaką formę opodatkowania wybierze przedsiębiorca – skalę podatkową, podatek liniowy czy ryczałt.
Na skali podatkowej i podatku liniowym część składek można odliczyć od dochodu, a część od podatku. Na ryczałcie możliwości są inne – obowiązuje zryczałtowana zasada.
Składki na ubezpieczenia społeczne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu lub odliczyć od dochodu – przedsiębiorca decyduje, co jest dla niego korzystniejsze. Od 2022 roku zmieniły się zasady odliczania składki zdrowotnej, co wymaga większej ostrożności przy rozliczeniach.
Składki społeczne właściciela mogą być:
zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, lub
odliczone od dochodu (w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego).
Składka zdrowotna nie może być zaliczona do kosztów, ale można ją odliczyć od podatku (na określonych zasadach) lub od przychodu (przy ryczałcie).
Składki społeczne można odliczyć od dochodu, jeśli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. To popularna metoda w przypadku podatników rozliczających się według skali lub liniowo. Składki zdrowotnej nie można odliczyć od dochodu, ale – w niektórych przypadkach – od podatku lub przychodu.
Przykład: przedsiębiorca na podatku liniowym zapłacił 5000 zł składki zdrowotnej w ciągu roku. Może odliczyć 19 procent tej kwoty od podatku, czyli 950 zł. To oznacza, że jego należny podatek dochodowy będzie niższy właśnie o tę kwotę.
Dla ryczałtowców odliczenie odbywa się od przychodu, w ustalonej części – obecnie do 50 procent zapłaconych składek zdrowotnych, w zależności od poziomu przychodu.
Osoby rozliczające się ryczałtem również mogą odliczać składki społeczne. Mogą one zostać:
zaliczone do kosztów (w przypadku prowadzenia ewidencji),
odliczone od przychodu – co zmniejsza podstawę opodatkowania.
Nie dotyczy to jednak składki zdrowotnej, której zasady odliczania są inne.
Składki ZUS należy odpowiednio zaksięgować, zależnie od wybranej formy opodatkowania:
składki społeczne księguje się jako koszt lub odliczenie od dochodu,
składkę zdrowotną – jako odliczenie od podatku lub przychodu (na ryczałcie).
Prawidłowe księgowanie składek ZUS przedsiębiorcy ma istotny wpływ na wysokość podatku do zapłaty. Błędy w tym zakresie mogą skutkować zaniżeniem lub zawyżeniem zobowiązania podatkowego.
Składki społeczne mogą być kosztem uzyskania przychodu, jeśli nie zostały odliczone od dochodu. Składki zdrowotne nie mogą być kosztem, ale można je częściowo odliczyć – w zależności od formy opodatkowania. Momentem zaliczenia składek w koszty jest zwykle data ich zapłaty, co oznacza, że tylko zapłacone składki mogą być podstawą do odliczenia.
Przedsiębiorca składa do ZUS odpowiednie deklaracje, najczęściej:
deklarację ZUS DRA – miesięczną, z informacją o wysokości składek,
załączniki ZUS RCA (jeśli zatrudnia pracowników),
zgłoszenia i wyrejestrowania – ZUS ZUA, ZZA, ZWUA.
Od 2022 roku wielu przedsiębiorców składa uproszczone deklaracje dzięki integracji danych z ewidencją księgową. Mimo to warto znać podstawowe druki i ich przeznaczenie.
ZUS rozlicza wpłaty zgodnie z tzw. mechanizmem proporcjonalnego rozliczania – oznacza to, że wpłacone środki są rozdzielane na poszczególne fundusze (emerytalny, rentowy, wypadkowy, zdrowotny, chorobowy) w określonej kolejności. W przypadku zaległości najpierw pokrywane są starsze zobowiązania.
Dlatego ważne jest terminowe i prawidłowe opłacanie składek, by uniknąć zadłużenia i problemów z ubezpieczeniem.
Rozliczenie składek ZUS przedsiębiorcy następuje w deklaracji ZUS DRA, składanej co miesiąc. Na jej podstawie określana jest wysokość należnych składek i sposób ich rozliczenia. Przedsiębiorca samodzielnie oblicza składki, a ZUS weryfikuje ich poprawność.
Rozliczanie składek ZUS to obowiązek każdego przedsiębiorcy, ale jednocześnie element, który może znacząco wpłynąć na poziom kosztów firmy i obciążenia podatkowe. Znajomość zasad takich jak składki ZUS w kosztach jednoosobowej działalności gospodarczej, jak odliczyć składki na ubezpieczenie społeczne od dochodu czy odliczenie składki zdrowotnej od podatku przykład, pozwala efektywniej prowadzić firmę i unikać błędów w rozliczeniach. Warto śledzić zmiany przepisów i korzystać z dostępnych ulg, aby zoptymalizować swoje zobowiązania wobec ZUS i fiskusa.
