Kontrola ZUS w firmie to procedura, która może dotyczyć każdego przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy czy branży. ZUS ma prawo przeprowadzić kontrolę zarówno w jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i w dużych zakładach pracy. Celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości rozliczeń składek, zgłoszeń do ubezpieczeń oraz przestrzegania przepisów o ubezpieczeniach społecznych. W artykule przedstawiamy, co kontroluje ZUS, jak się przygotować, jakie dokumenty są potrzebne oraz ile trwa kontrola.
Kontrola ZUS może być przeprowadzona u każdego płatnika składek. Obejmuje to zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i pracodawców zatrudniających pracowników na umowę o pracę, zlecenie czy inne formy zatrudnienia. ZUS nie musi mieć podejrzenia nieprawidłowości – kontrola może być wyrywkowa, planowa lub zlecona na podstawie zgłoszenia.
W przypadku jednoosobowych działalności kontrola ZUS dotyczy przede wszystkim poprawności zgłoszeń do ubezpieczeń, deklaracji składanych do ZUS i terminowości opłacania składek. Może też dotyczyć zasadności korzystania z ulg, np. ulgi na start czy Małego ZUS Plus. ZUS sprawdza również, czy działalność rzeczywiście jest prowadzona, jeśli pojawiają się wątpliwości co do jej aktywności.
Zakres kontroli ZUS obejmuje:
poprawność zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
zgodność deklarowanych podstaw wymiaru składek z dokumentacją,
terminowość i prawidłowość opłacania składek,
zasadność korzystania z ulg i zwolnień,
prawidłowość ustalania tytułu do ubezpieczenia (np. umowy zlecenie a obowiązek składek),
prawidłowość wypłat świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (jeśli firma wypłaca je samodzielnie).
W przypadku firm zatrudniających pracowników kontrola ZUS jest bardziej rozbudowana. Obejmuje także:
sposób zatrudniania pracowników,
prawidłowość naliczania składek od wynagrodzeń,
ewidencję czasu pracy (w przypadku zasiłków i świadczeń chorobowych),
umowy cywilnoprawne – ich charakter i obowiązek oskładkowania,
dokumentację kadrową (akta osobowe, listy płac, ewidencje urlopów).
Do kontroli warto przygotować się zawczasu. Pracodawca powinien mieć uporządkowaną dokumentację kadrową i płacową, wszystkie umowy, listy płac, raporty ZUS (m.in. RCA, DRA), potwierdzenia opłacenia składek oraz korespondencję z ZUS.
Podstawowe dokumenty, jakie warto mieć pod ręką przed kontrolą:
dokumenty zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZZA),
deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA, RCA, RZA),
listy płac i umowy z pracownikami,
ewidencja czasu pracy,
dowody opłacenia składek,
wnioski o zasiłki i zwolnienia lekarskie,
dokumenty potwierdzające korzystanie z ulg (np. w ramach Małego ZUS Plus).
Najlepiej prowadzić dokumentację na bieżąco, regularnie kontrolować poprawność deklaracji i wpłat, a także korzystać z pomocy biura rachunkowego lub kadrowej. W przypadku wezwania do kontroli warto udostępnić ZUS-owi dokumenty uporządkowane, podpisane i zgodne ze stanem faktycznym.
Czas trwania kontroli zależy od wielkości firmy i zakresu sprawdzanych danych. W mikroprzedsiębiorstwach kontrola trwa zwykle kilka dni roboczych, natomiast w większych firmach może się wydłużyć nawet do kilku tygodni. Zgodnie z przepisami kontrola nie powinna przekraczać 12 dni roboczych w firmach zatrudniających do 10 osób oraz 18 dni roboczych w firmach średnich. W praktyce może być krótsza.
Zakres kontroli ZUS może być wąski – obejmujący tylko jeden okres rozliczeniowy – lub szeroki, obejmujący kilka lat. ZUS ma prawo kontrolować dane do 5 lat wstecz. Zakres kontroli jest zwykle określony w zawiadomieniu, które przedsiębiorca otrzymuje przed jej rozpoczęciem.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ZUS może:
wydać decyzję o dopłacie składek wraz z odsetkami,
naliczyć dodatkowe opłaty,
zgłosić naruszenia do innych organów (np. PIP, US),
wystąpić o zwrot nienależnie pobranych świadczeń.
W przypadku rażących naruszeń może dojść nawet do postępowania karno-skarbowego. Najczęściej jednak kończy się na obowiązku uregulowania zaległości i odsetek.
Kontrola rozpoczyna się zawiadomieniem, które ZUS doręcza co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem czynności. Możliwe są również kontrole niezapowiedziane, zwłaszcza w przypadku podejrzenia naruszenia przepisów. Kontrolerzy mogą działać w siedzibie firmy lub zdalnie – prosząc o przesłanie dokumentów elektronicznie.
Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, z którym przedsiębiorca może się zapoznać i wnieść zastrzeżenia. Następnie ZUS wydaje decyzję administracyjną, od której przysługuje odwołanie do sądu.
Kontrola ZUS w firmie nie musi oznaczać poważnych problemów, jeśli przedsiębiorca prowadzi rzetelną dokumentację i terminowo opłaca składki. Warto znać zasady kontroli, przygotować się do niej wcześniej i traktować ją jako rutynowy element prowadzenia działalności. Świadomość tego, co kontroluje ZUS w zakładzie pracy oraz jakie są obowiązki pracodawcy i jednoosobowego przedsiębiorcy, pozwala uniknąć błędów i sankcji. Znajomość tematu, jakim jest kontrola ZUS pracodawcy czy kontrola ZUS w firmie jednoosobowej, to dziś nie tylko obowiązek, ale i forma zabezpieczenia interesów firmy.
