Zakładanie własnej firmy to ekscytujący moment, pełen nadziei i planów. Jednak wielu początkujących przedsiębiorców popełnia błędy, które mogą drogo kosztować. Nieznajomość przepisów, zła forma opodatkowania czy niewłaściwy moment rozpoczęcia działalności to tylko niektóre z pułapek, które czyhają na nowych właścicieli firm. W tym artykule przedstawiamy najczęstsze błędy przedsiębiorców przy zakładaniu firmy, wyjaśniamy, jak uniknąć błędów podatkowych, oraz wskazujemy, w jakim dniu miesiąca najlepiej otworzyć działalność, by uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Początkujący właściciele firm często działają pod wpływem emocji. Chcą jak najszybciej rozpocząć działalność i zacząć zarabiać, przez co nie zawsze analizują konsekwencje podatkowe swoich decyzji.
Do najczęstszych błędów należą:
niewłaściwy wybór formy opodatkowania,
zarejestrowanie działalności w niekorzystnym dniu miesiąca,
brak wiedzy o obowiązkach wobec ZUS i urzędu skarbowego,
nieprowadzenie księgowości w sposób prawidłowy,
błędne rozliczanie kosztów i przychodów.
Wszystkie te błędy mogą skutkować nie tylko stratami finansowymi, ale też problemami z urzędem skarbowym.
Jedną z mało znanych, a bardzo ważnych kwestii jest moment rejestracji działalności. Wielu ekspertów przestrzega: dlaczego nie zakładać firmy 1 dnia miesiąca?
Powód jest prosty – jeśli zarejestrujesz działalność pierwszego dnia miesiąca, już za ten miesiąc musisz zapłacić pełne składki ZUS. Nawet jeśli faktycznie zaczniesz działać dopiero kilka dni później.
Przykład: jeśli otworzysz firmę 1 maja, ZUS naliczy Ci składki za cały miesiąc. Jeśli zrobisz to 2 maja, zapłacisz tylko za niepełny miesiąc, co pozwoli zaoszczędzić kilkaset złotych.
Zatem w jakim dniu miesiąca najlepiej otworzyć działalność? Najkorzystniej jest to zrobić po pierwszym dniu miesiąca, np. między 2 a 5 dniem roboczym. Dzięki temu unikasz pełnych składek ZUS za ten miesiąc, a jednocześnie masz czas na przygotowanie dokumentów i rozpoczęcie pracy.
Ta niewielka zmiana może mieć duży wpływ na Twoje finanse, szczególnie na początku, gdy każdy grosz ma znaczenie.
Jedną z pierwszych rzeczy, jakie warto sprawdzić przed rejestracją firmy, jest to, ile wynosi ZUS dla rozpoczynających działalność.
Na start możesz skorzystać z tzw. ulgi na start, która zwalnia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy działalności. W tym czasie płacisz tylko składkę zdrowotną – około 400–500 zł miesięcznie (jej wysokość zależy od formy opodatkowania).
Po upływie tego okresu przedsiębiorca przechodzi na preferencyjny ZUS, który wynosi ok. 880 zł miesięcznie. Dzięki temu przez pierwsze dwa i pół roku prowadzenia działalności składki są znacznie niższe niż standardowe.
Jedną z kluczowych decyzji, które podejmujesz przy zakładaniu firmy, jest wybór formy opodatkowania. Od tego zależy, ile zapłacisz podatku i jak będziesz rozliczać koszty.
Dlatego warto wiedzieć, jak wybrać formę opodatkowania. W Polsce dostępne są cztery główne opcje:
Skala podatkowa (12% i 32%) – dobra dla osób z niewielkimi dochodami i możliwością korzystania z ulg.
Podatek liniowy (19%) – korzystny przy wyższych dochodach, ale bez możliwości ulg.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – prostsze rozliczenia, podatek zależny od rodzaju działalności.
Karta podatkowa – tylko dla wybranych zawodów, z góry ustalona kwota podatku.
Najlepiej przed podjęciem decyzji skonsultować się z księgowym, który oceni, jaka jest najlepsza forma opodatkowania dla jednoosobowej firmy w Twojej sytuacji.
Nie ma jednej odpowiedzi, bo wszystko zależy od branży, dochodów i kosztów.
Jeśli masz wysokie koszty (np. zakup sprzętu, paliwa, materiałów) – korzystna będzie skala podatkowa.
Jeśli Twoje dochody są wysokie, ale koszty niskie – lepszy będzie podatek liniowy 19%.
Jeśli prowadzisz drobną działalność usługową, możesz rozważyć ryczałt, gdzie stawka wynosi np. 8,5% lub 12%.
Wybór formy opodatkowania ma ogromny wpływ na rentowność biznesu. Zła decyzja może sprawić, że zapłacisz więcej, niż powinieneś.
Prawidłowa księgowość dla nowych firm to fundament bezpieczeństwa finansowego. Wiele osób decyduje się prowadzić księgowość samodzielnie, aby zaoszczędzić. Jednak w praktyce często prowadzi to do kosztownych pomyłek.
Warto nawiązać współpracę z biurem rachunkowym lub korzystać z profesjonalnego programu księgowego. To pozwoli uniknąć pomyłek w deklaracjach, błędnych rozliczeń VAT i spóźnień w płatnościach do ZUS.
Najczęstsze błędy podatkowe nowych firm to m.in.:
błędne rozliczenie kosztów uzyskania przychodu,
nieprawidłowe wystawianie faktur,
niezgłoszenie zmiany danych w urzędzie,
spóźnione deklaracje podatkowe,
brak wiedzy o obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy.
Te pomyłki mogą prowadzić do kar finansowych, dlatego warto wiedzieć, co grozi za błędy podatkowe.
Urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną lub odsetki od zaległości podatkowych. W skrajnych przypadkach może dojść nawet do odpowiedzialności karno-skarbowej.
Dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, jak uniknąć błędów podatkowych – pilnować terminów, prowadzić dokładną dokumentację i korzystać z pomocy księgowej, szczególnie na początku działalności.
Aby uniknąć problemów, warto przestrzegać kilku zasad:
Zawsze sprawdzaj terminy – spóźnienie w zapłacie podatku to odsetki.
Dokładnie dokumentuj przychody i koszty.
Korzystaj z pomocy księgowej lub doradcy podatkowego.
Śledź zmiany w przepisach.
Ta ostatnia rada jest szczególnie ważna, ponieważ przepisy zmieniają się dynamicznie.
Rok 2026 przyniesie kolejne modyfikacje w systemie podatkowym. Wśród planowanych zmian dla firm jednoosobowych w 2026 znajdują się:
aktualizacja stawek ryczałtu i składek zdrowotnych,
uproszczenie zasad rozliczeń podatkowych,
możliwe wprowadzenie ulg dla przedsiębiorców z niskimi przychodami.
Rząd zapowiada także nowe formy wsparcia dla mikroprzedsiębiorstw, które mają ułatwić utrzymanie działalności w pierwszych latach funkcjonowania.
Zakładając firmę w 2025 roku, warto działać z rozwagą i przygotowaniem. Unikaj błędów, takich jak zła data rejestracji działalności czy niewłaściwy wybór formy opodatkowania. Dowiedz się wcześniej, ile wynosi ZUS dla rozpoczynających działalność, i zaplanuj budżet z uwzględnieniem wszystkich składek.
Pamiętaj, że dobra księgowość dla nowych firm to inwestycja, a nie koszt. To ona pomoże Ci uniknąć problemów z fiskusem i spokojnie rozwijać swój biznes.
Jeśli wiesz, jak uniknąć błędów podatkowych, i świadomie podejmujesz decyzje finansowe, Twoja firma ma znacznie większe szanse na sukces – nie tylko w 2025, ale i w kolejnych latach.
