Krajowy System e-Faktur, znany jako KSeF, zmienia sposób wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży w polskich firmach. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych oznacza to konieczność dostosowania się do nowych procedur i narzędzi, które zastąpią tradycyjne faktury papierowe oraz pliki pdf. Chociaż wprowadzenie systemu wiąże się z pewnymi obowiązkami, wiele rozwiązań ma ułatwić codzienne funkcjonowanie przedsiębiorców. Warto więc wiedzieć, od kiedy ksef dla małych firm będzie obowiązkowy, jak przygotować firmę do KSeF, co z paragonami w KSeF i czy system będzie darmowy dla użytkowników.
KSeF to centralny system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, odbieranie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura wprowadzana do systemu ma jednolitą strukturę xml i jest automatycznie weryfikowana. Dzięki temu dokumenty są spójne i odporne na manipulacje.
Jednoosobowe działalności gospodarcze będą musiały korzystać z systemu, podobnie jak większe podmioty, ponieważ to właśnie KSeF stanie się jedyną dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży między przedsiębiorcami. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm korzystających ze zwolnienia.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, od kiedy KSeF dla małych firm będzie obowiązkowy. Wdrożenie systemu w trybie obligatoryjnym zostało przesunięte, aby zapewnić stabilność techniczną platformy oraz dać przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowania. Ostateczny termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został powiązany z etapami testów i dostosowań, ale już dziś wiadomo, że mikroprzedsiębiorcy będą objęci obowiązkiem w tym samym czasie co pozostałe firmy.
Mikroprzedsiębiorca powinien monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów, ponieważ to właśnie od tej daty korzystanie z KSeF stanie się niezbędne przy wystawianiu faktur dla kontrahentów.
Obowiązek korzystania z systemu obejmie przedsiębiorców niezależnie od tego, czy rozliczają VAT. Oznacza to, że również podmioty zwolnione z VAT będą musiały wystawiać faktury ustrukturyzowane. Pytanie ksef dla nievatowców od kiedy nie ma więc odrębnej odpowiedzi, ponieważ termin wdrożenia będzie taki sam jak dla pozostałych firm. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku prowadzenia dokumentacji sprzedaży, dlatego KSeF obejmie także te podmioty.
Mikroprzedsiębiorcy nie będą traktowani jako osobna grupa, co oznacza, że będą musieli wprowadzić system w tym samym terminie co średnie i duże firmy. W praktyce KSeF dla mikroprzedsiębiorców od kiedy będzie wymagany zależy od ogólnego terminu obowiązkowego wdrożenia systemu. Warto jednak rozpocząć przygotowania wcześniej, aby zminimalizować ryzyko błędów oraz problemów z integracją.
Jednym z istotnych pytań przedsiębiorców jest to, co z paragonami w KSeF i czy nadal będzie można je wystawiać. System nie zastępuje paragonów fiskalnych, które nadal pozostaną podstawowym dokumentem sprzedaży dla konsumentów. Natomiast faktury do paragonów będą musiały być wystawiane w KSeF, jeśli klient zażąda ich w terminie.
Oznacza to, że przedsiębiorca:
nadal będzie korzystać z kasy fiskalnej przy sprzedaży konsumenckiej,
wystawi fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, jeśli kupujący poprosi o jej wydanie,
nie będzie musiał wysyłać faktury w formie pdf, ponieważ zostanie automatycznie udostępniona nabywcy w systemie.
Paragon będzie więc istnieć równolegle, ale jego rola nie ulegnie zmianie.
W systemie faktura jest automatycznie przekazywana do nabywcy w momencie wystawienia. W praktyce przedsiębiorca nie musi już wysyłać dokumentów w tradycyjny sposób. Odpowiedź na pytanie, czy trzeba wysyłać faktury do KSeF, brzmi: nie, ponieważ wysyłka jest elementem procesu wystawiania.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie może przekazać klientowi potwierdzenia. Nadal istnieje możliwość wygenerowania pdf lub wydruku pomocniczego, ale nie ma to charakteru dokumentu księgowego. Jedyną wiążącą wersją będzie ta zapisana w systemie.
Wdrożenie KSeF wymaga przygotowania organizacyjnego i technicznego. Jednoosobowa działalność gospodarcza, mimo że często korzysta z prostszych narzędzi, również musi przejść przez kilka etapów:
Przedsiębiorca powinien zdecydować, czy logować się będzie:
profilem zaufanym,
podpisem kwalifikowanym,
tokenem systemowym.
Trzeba upewnić się, że obecny program do fakturowania obsługuje integrację z KSeF. Jeśli nie, konieczne będzie:
zaktualizowanie oprogramowania,
lub przejście na aplikację producenta kompatybilną z systemem,
albo korzystanie z aplikacji Ministerstwa Finansów.
Warto przećwiczyć wystawianie faktur ustrukturyzowanych w środowisku testowym, aby uniknąć błędów po wejściu systemu w życie.
Dobrą praktyką jest spisanie procedur:
kto wystawia faktury,
w jaki sposób są zatwierdzane,
jak przebiega obieg dokumentów.
Dzięki temu nawet jednoosobowa działalność uniknie chaosu w pierwszych miesiącach obowiązywania systemu.
Korzystanie z KSeF jako systemu państwowego jest bezpłatne. Przedsiębiorcy nie muszą ponosić opłat za samo wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie. Odpowiedź na pytanie, czy KSeF będzie darmowy, brzmi więc: tak, podstawowa wersja systemu jest bezpłatna.
Wyjątek mogą stanowić:
komercyjne programy księgowe,
integracje z systemami sprzedażowymi,
dodatkowe moduły automatyzujące fakturowanie.
Te elementy mogą wiązać się z kosztami, ale zależy to od konkretnego dostawcy oprogramowania.
Chociaż wdrożenie systemu wiąże się z koniecznością zmiany dotychczasowego sposobu pracy, przynosi również realne korzyści:
automatyczne archiwizowanie faktur,
brak konieczności przechowywania dokumentów w segregatorach,
ograniczenie ryzyka błędów,
przyspieszenie procesu weryfikacji kontrahentów,
bezpieczny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.
Dla wielu mikroprzedsiębiorców KSeF może okazać się ułatwieniem, szczególnie w zakresie porządkowania dokumentów.
Wdrożenie KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej to nie tylko obowiązek, lecz także szansa na usprawnienie codziennej pracy. Mikroprzedsiębiorca powinien wiedzieć, od kiedy KSeF dla małych firm będzie wymagany, jak przygotować firmę do KSeF oraz co z paragonami w KSeF, aby uniknąć problemów po wejściu systemu w życie. Warto również pamiętać, że korzystanie z systemu jest bezpłatne, a część zmian może ułatwić prowadzenie działalności.
