W świecie biznesu jednym z podstawowych elementów, o który musi zadbać każdy przedsiębiorca, jest prawidłowe prowadzenie księgowości. Niezależnie od tego, czy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, czy większą firmę, obowiązki związane z podatkami, fakturowaniem, składkami ZUS czy sprawozdawczością finansową nie omijają nikogo. W tym kontekście coraz więcej osób zastanawia się, jakie są korzyści z posiadania księgowego, a także czy warto zdecydować się na współpracę z biurem rachunkowym.
W artykule przyjrzymy się zarówno zaletom, jak i potencjalnym wadom współpracy z księgową lub biurem rachunkowym. Zastanowimy się również, jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym i co trzeba wziąć pod uwagę, rozważając alternatywę – czyli jak samemu prowadzić księgowość.
Zacznijmy od podstaw. Biuro rachunkowe to podmiot specjalizujący się w obsłudze finansowo-księgowej firm. Jego zadaniem jest przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozliczanie podatków, przygotowywanie deklaracji VAT, obsługa kadr i płac, reprezentacja klienta przed urzędami oraz doradztwo podatkowe.
Zakres usług może się różnić w zależności od potrzeb firmy i ustaleń między stronami. Dobre biuro rachunkowe nie tylko „księguje dokumenty”, ale też doradza, pomaga zoptymalizować podatki i informuje o ważnych zmianach w przepisach.
Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym?
Współpraca z biurem rachunkowym zazwyczaj rozpoczyna się od podpisania umowy określającej zakres usług, odpowiedzialność oraz sposób przekazywania dokumentów. W dzisiejszych czasach wiele biur oferuje również możliwość współpracy online – dokumenty można dostarczać drogą elektroniczną, co oszczędza czas i ułatwia kontakt.
Typowy przebieg współpracy wygląda następująco:
przedsiębiorca regularnie (np. raz w miesiącu) dostarcza faktury i inne dokumenty do biura,
księgowa wprowadza dane do systemu księgowego i przygotowuje niezbędne deklaracje,
klient otrzymuje informacje o wysokości podatków do zapłaty oraz terminach,
biuro może reprezentować klienta przed urzędem skarbowym lub ZUS.
Profesjonalna księgowa lub księgowy nie tylko obsługują dokumentację, ale również czuwają nad zgodnością z przepisami, eliminując ryzyko błędów, które mogą prowadzić do kontroli lub kar finansowych.
Współpraca z biurem rachunkowym – korzyści
1. Oszczędność czasu i spokoju psychicznego
Prowadzenie księgowości wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale też bieżącego śledzenia ich zmian. Przekazując te obowiązki profesjonalistom, zyskujemy czas na rozwijanie firmy, zdobywanie klientów czy pracę nad nowymi projektami.
2. Mniejsze ryzyko błędów
Doświadczeni księgowi są w stanie zauważyć nieprawidłowości, które laik mógłby przeoczyć. Dobre biuro rachunkowe stosuje procedury kontrolne, a także bierze odpowiedzialność za ewentualne błędy w deklaracjach – często posiada też ubezpieczenie OC.
3. Doradztwo podatkowe i optymalizacja kosztów
Biura rachunkowe mają często dostęp do aktualnych informacji podatkowych oraz praktycznych rozwiązań, które mogą pomóc zmniejszyć obciążenia podatkowe. Przedsiębiorca może dowiedzieć się np., z jakich ulg skorzystać, jak rozliczyć inwestycje lub kiedy zmienić formę opodatkowania.
4. Reprezentacja przed urzędami
W razie kontroli skarbowej lub korespondencji z ZUS czy US, to księgowa może w naszym imieniu kontaktować się z urzędami, odpowiadać na pytania i przygotowywać wyjaśnienia.
5. Uporządkowana dokumentacja
Systematyczne prowadzenie dokumentów księgowych i archiwizacja faktur to jeden z filarów stabilnego biznesu. Profesjonalne biuro zapewnia odpowiedni porządek i terminowość, co znacznie ułatwia funkcjonowanie firmy.
Jak samemu prowadzić księgowość?
Niektórzy przedsiębiorcy – szczególnie ci prowadzący jednoosobową działalność w niewielkim zakresie – decydują się na samodzielne prowadzenie księgowości. Takie rozwiązanie może być korzystne finansowo, ale wymaga czasu, zaangażowania i rzetelnej wiedzy.
Aby prowadzić księgowość samodzielnie, potrzebne są:
podstawowa znajomość przepisów podatkowych i zasad księgowości,
znajomość form opodatkowania i zasad rozliczeń ZUS,
odpowiedni program do księgowości (istnieją również darmowe wersje dla JDG),
śledzenie zmian w przepisach (co roku wprowadzane są nowe regulacje).
Osoby, które chcą się tego podjąć, często zadają sobie pytanie: dlaczego warto zająć się księgowością? Po pierwsze, zdobywają pełną kontrolę nad finansami firmy. Po drugie, uczą się analizować koszty i przychody, co może być przydatne w zarządzaniu budżetem. Po trzecie – nie ponoszą kosztów związanych z obsługą biura rachunkowego.
Wady współpracy z księgową lub biurem rachunkowym
Choć korzyści jest wiele, warto także znać potencjalne wady takiego rozwiązania:
1. Koszty
Regularna obsługa księgowa to miesięczny wydatek – w zależności od wielkości firmy, zakresu usług i lokalizacji, stawki mogą wynosić od 200 do nawet kilku tysięcy złotych. Dla najmniejszych działalności może to być znaczące obciążenie.
2. Ograniczony wpływ na dokumentację
Zlecając księgowość na zewnątrz, przedsiębiorca często traci bezpośredni kontakt z finansami. Niektórzy właściciele firm wolą sami mieć rękę na pulsie i wiedzieć dokładnie, co dzieje się w ich firmie – szczególnie w zakresie płynności finansowej.
3. Ryzyko niewłaściwego wyboru biura
Nie wszystkie biura działają profesjonalnie. Zdarza się, że dokumenty są przetwarzane z opóźnieniem, księgowi nie są dostępni, a komunikacja kuleje. Dlatego warto dokładnie sprawdzać referencje i opinie przed podpisaniem umowy.
4. Brak elastyczności
W niektórych przypadkach biura nie są w stanie szybko reagować na zmiany – np. nie obsługują nowych technologii, nie mają wsparcia online lub wymagają osobistego dostarczania dokumentów.
Podsumowując, współpraca z księgową to inwestycja, która często zwraca się z nawiązką. Nawet jeśli wiąże się z comiesięcznym kosztem, to daje przedsiębiorcy cenny czas, poczucie bezpieczeństwa i możliwość skupienia się na tym, co najważniejsze – prowadzeniu i rozwoju własnej firmy.
Profesjonalna księgowa nie tylko prowadzi dokumenty, ale też doradza, przypomina o terminach, ostrzega przed ryzykiem i dba o zgodność z przepisami. Dzięki niej firma funkcjonuje sprawnie, a przedsiębiorca może spać spokojnie.
