Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z licznymi obowiązkami administracyjnymi. Jednym z najważniejszych z nich jest obowiązek przechowywania dokumentów księgowych. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i dużych firm zatrudniających setki pracowników. Zrozumienie zasad, jakie rządzą przechowywaniem dokumentów księgowych, jest kluczowe, aby uniknąć sankcji podczas kontroli skarbowej czy audytu.
Dokumenty księgowe to wszystkie dokumenty, które potwierdzają zdarzenia gospodarcze mające wpływ na sytuację finansową firmy. Zaliczają się do nich m.in.:
faktury sprzedaży i zakupu,
raporty kasowe,
dokumenty magazynowe (PZ, WZ, RW, MM),
dokumenty dotyczące środków trwałych (faktury, protokoły przyjęcia, amortyzacja),
listy płac i dokumentacja kadrowa,
umowy cywilnoprawne,
deklaracje podatkowe i ZUS.
Dokumenty te stanowią podstawę do sporządzania ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowych i rozliczeń z urzędami. Dlatego ich kompletność, czytelność i odpowiednie przechowywanie mają ogromne znaczenie.
Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców jest: jak długo przechowywać dokumenty księgowe? Odpowiedź na to pytanie zależy od rodzaju dokumentu oraz przepisów prawa, które go dotyczą.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych są określone w kilku ustawach, w tym:
ustawie o rachunkowości,
ordynacji podatkowej,
kodeksie pracy (w przypadku dokumentów pracowniczych).
Okres przechowywania dokumentów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości wynosi co do zasady 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą. W praktyce oznacza to, że dokumenty z 2024 roku należy przechowywać do końca 2029 roku.
W przypadku dokumentów podatkowych okres ten również wynosi 5 lat, liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli zatem podatnik złożył deklarację VAT za grudzień 2024 roku w styczniu 2025, to przechowuje ją do końca 2030 roku.
Dla dokumentów kadrowych i płacowych (akta osobowe, listy płac, ZUS) obowiązują inne zasady. Od 2019 roku dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 10 lat, a dla zatrudnionych przed 2019 rokiem – nawet 50 lat, chyba że pracodawca zgłosił je do ZUS w wersji elektronicznej (ZUS RIA).
Archiwizacja dokumentów księgowych to nie tylko fizyczne przechowywanie papierów w segregatorach czy pudłach. To również uporządkowany system, który pozwala szybko odnaleźć dany dokument na potrzeby kontroli lub wewnętrznej analizy.
W ramach obowiązku archiwizacji należy zapewnić:
dostępność dokumentów na żądanie organów skarbowych,
trwałość dokumentów przez wymagany czas,
ochronę przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieuprawnionych.
Archiwizowanie dokumentów księgowych może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej. Coraz więcej firm decyduje się na cyfrowe archiwum – pod warunkiem że zachowana zostanie ich autentyczność, integralność i czytelność.
Dobrze zorganizowany obieg dokumentów księgowych ma bezpośredni wpływ na efektywność archiwizacji. Przepływ dokumentów w firmie powinien być opisany w procedurach, dzięki czemu możliwe jest śledzenie, kto i kiedy wystawił, zatwierdził lub przekazał dany dokument. System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją i przygotowanie jej do archiwizacji.
Po upływie wymaganego czasu przechowywania przedsiębiorca ma prawo do utylizacji dokumentów księgowych. Proces ten powinien odbywać się zgodnie z zasadami ochrony danych – zwłaszcza gdy dokumenty zawierają dane osobowe, dane wrażliwe lub informacje o kontrahentach.
niszczenie dokumentów w niszczarkach o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa (np. P-4, P-5),
zlecenie profesjonalnej utylizacji firmie zajmującej się recyklingiem dokumentów,
prowadzenie rejestru zniszczonych dokumentów (data, rodzaj, sposób utylizacji).
Nieprawidłowa utylizacja, np. wyrzucenie dokumentów do śmieci bez wcześniejszego zniszczenia, może skutkować odpowiedzialnością prawną z tytułu naruszenia RODO.
Niedopełnienie obowiązku przechowywania dokumentów księgowych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W przypadku kontroli skarbowej brak dokumentów skutkuje niemożliwością udowodnienia poniesienia kosztów, co może prowadzić do naliczenia zaległego podatku i odsetek. Urząd skarbowy może także uznać, że podatnik nie prowadzi ksiąg rzetelnie, co daje podstawę do oszacowania dochodu.
Dodatkowo, jeśli dokumenty zawierają dane osobowe, a ich przechowywanie lub utylizacja były niezgodne z RODO, przedsiębiorcy grożą wysokie kary administracyjne.
Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych to jeden z kluczowych obowiązków przedsiębiorcy. Znajomość zasad dotyczących okresu przechowywania dokumentów księgowych, organizacji archiwizacji dokumentów księgowych, a także prawidłowej utylizacji dokumentów księgowych pozwala uniknąć błędów i problemów podczas kontroli skarbowych, audytów lub postępowań sądowych.
Warto zainwestować w systemy do elektronicznego archiwizowania dokumentów księgowych oraz stworzyć przejrzysty obieg dokumentów księgowych w firmie. Takie działania nie tylko zabezpieczają firmę przed karami, ale również zwiększają jej efektywność operacyjną.
Pamiętaj: dobrze prowadzona dokumentacja to podstawa bezpieczeństwa podatkowego Twojej firmy.
