Przedsiębiorca pracujący z domu może zaliczyć do kosztów działalności część wydatków związanych z mieszkaniem, a także koszty wyposażenia i usług wykorzystywanych w firmie. Prąd, internet, czynsz, biurko czy oprogramowanie można rozliczyć, jeśli wydatek ma związek z działalnością i jest odpowiednio udokumentowany. Zakres odliczenia zależy od sposobu wykorzystania danego wydatku na potrzeby firmy.
Spis treści:
Praca z domu a koszty działalności — co można odliczyć?
Prowadzenie własnego biznesu w mieszkaniu pozwala w określonych sytuacjach zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów część wydatków związanych z jego utrzymaniem oraz te poniesione na wyposażenie stanowiska pracy. Prawidłowo przeanalizowana kwestia „praca z domu a koszty działalności“ daje możliwość rozliczenia części wydatków na prąd, ogrzewanie czy internet, a także wydatków na sprzęt, wyposażenie i oprogramowanie, jeżeli mają one związek z prowadzoną działalnością. Wiedza o tym, co można wrzucić w koszty firmy pracując z domu, pozwala przedsiębiorcy prawidłowo rozliczać wydatki związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych w miejscu zamieszkania. Wsparciem może być także obsługa księgowa JDG czy spółek — w zależności od formy prowadzenia działalności.
Co ważne, koszty prowadzenia działalności w domu muszą mieć związek z uzyskiwaniem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła i być odpowiednio udokumentowane. W przypadku wydatków dotyczących zarówno celów prywatnych, jak i firmowych należy uwzględnić wyłącznie część przypadającą na działalność gospodarczą.
Home office — które rachunki można zaliczyć w koszty?
Wydatki związane z użytkowaniem mieszkania można zaliczyć do kosztów firmowych, jeżeli pozostają w związku z prowadzoną działalnością. W przypadku kosztów dotyczących całego lokalu możliwe jest rozliczenie odpowiedniej części wydatku, jeżeli przedsiębiorca potrafi wykazać, jaka część przypada na działalność.
Samo sporządzenie oświadczenia o proporcji nie przesądza jednak o prawie do zaliczenia wydatku do kosztów — istotne jest rzeczywiste wykorzystanie danego wydatku do celów firmowych.
Przy rozliczaniu wydatków związanych z home office działalność gospodarcza może obejmować między innymi:
opłaty administracyjne i czynsz,
energia elektryczna oraz gaz,
ogrzewanie,
woda i odprowadzanie ścieków (jeżeli ich zużycie pozostaje w związku z charakterem prowadzonej działalności),
usługi telekomunikacyjne i dostęp do internetu.
Ważne:
Wszystkie koszty bagażu rozliczyć w zakresie, w jakim usługa jest wykorzystywana na potrzeby działalności. Np. jeśli internet służy zarówno celom prywatnym, jak i firmowym, do kosztów należy zaliczyć odpowiednią część wydatku.
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy przechowywać zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji podatkowej. Sposób ustalenia proporcji powinien być możliwy do uzasadnienia i udokumentowania w razie kontroli.
Biurko i fotel — czy wyposażenie domowego biura to koszt firmy?
Zakup wyposażenia domowego stanowiska pracy może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Biurko w kosztach firmy może zostać rozliczone, jeżeli służy wykonywaniu obowiązków związanych z działalnością. Analogicznie fotel biurowy w kosztach firmy może stanowić koszt, jeżeli jest wykorzystywany do pracy związanej z prowadzoną działalnością.
O możliwości zaliczenia wydatku do kosztów decyduje jego związek z działalnością oraz charakter i sposób wykorzystania zakupionego przedmiotu. Nie oznacza to automatycznie, że każdy zakup mebla do mieszkania można rozliczyć w firmie. W przypadku wyposażenia wykorzystywanego również prywatnie należy uwzględnić odpowiednią część wydatku, zależnie od możliwości ustalenia zakresu wykorzystania firmowego.
Czy ChatGPT i inne narzędzia online można wrzucić w koszty?
Opłaty za oprogramowanie i usługi online mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. ChatGPT w kosztach firmy może zostać uwzględniony, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje usługę w działalności, np. do tworzenia treści, analizy danych czy realizacji innych zadań związanych z firmą.
Do wydatków firmowych mogą należeć również inne cyfrowe narzędzia wykorzystywane w działalności, pod warunkiem że spełniają warunki uznania za koszt podatkowy:
narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję i generatory treści — ChatGPT, Claude, Midjourney, Jasper,
pakiety biurowe i usługi chmurowe — Google Workspace, Microsoft 365, Dropbox, iCloud,
narzędzia do zarządzania projektami i komunikacji — Notion, Asana, Trello, Slack, Zoom,
aplikacje graficzne i marketingowe — Canva Pro, Adobe Creative Cloud, Figma, MailerLite.
Jeżeli usługa jest wykorzystywana również prywatnie, do kosztów należy zaliczyć wyłącznie część odpowiadającą wykorzystaniu firmowemu. W przypadku usług nabywanych od zagranicznych dostawców sposób rozliczenia podatku VAT może wymagać zastosowania zasad dotyczących importu usług.
FAQ — praca z domu a koszty działalności
1. Czy internet domowy można wrzucić w koszty firmy?
Tak, internet domowy można wrzucić w koszty firmy w części odpowiadającej wykorzystaniu usługi do celów działalności gospodarczej. Jeżeli internet służy również prywatnie, przedsiębiorca powinien ustalić i odpowiednio udokumentować zakres wykorzystania firmowego.
2. Czy prąd można odliczyć w działalności gospodarczej?
Prąd można odliczyć w działalności gospodarczej, jeżeli energia jest wykorzystywana do wykonywania działalności, a wydatek jest właściwie udokumentowany. Przy wspólnym wykorzystaniu mieszkania prywatnie i firmowo do kosztów należy przypisać część odpowiadającą wykorzystaniu na potrzeby firmy.
3. Czy monitor można zaliczyć do kosztów firmy?
Monitor można zaliczyć do kosztów firmy, jeżeli jest wykorzystywany w prowadzonej działalności i jego zakup ma związek z uzyskiwaniem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Przy zakupie droższego sprzętu sposób rozliczenia może zależeć od jego wartości i tego, czy spełnia warunki uznania za środek trwały.
4. Czy drukarka jest kosztem działalności?
Drukarka może być kosztem działalności, jeżeli służy wykonywaniu zadań związanych z firmą, np. drukowaniu dokumentów, materiałów dla klientów lub dokumentacji firmowej. Wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany, a przy wykorzystaniu drukarki również prywatnie należy uwzględnić rzeczywisty zakres wykorzystania firmowego.
5. Czy Canva Pro jest kosztem firmy?
Canva Pro może być kosztem firmy, jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje ją do celów związanych z działalnością, np. przygotowywania grafik, prezentacji, materiałów reklamowych lub treści dla klientów. Podstawą rozliczenia jest odpowiednie udokumentowanie wydatku oraz możliwość wykazania jego związku z działalnością gospodarczą.
